Mua hàng:0983715689 Diễn đàn   Đặt câu hỏi
Hỗ trợ sử dụng Tư vấn mua hàng
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Phản hồi, ý kiến góp ý của bạn với 1VS Phản hồi - góp ý
Hotline:(0988-721-127)
(04) 3514-85-50
(04) 3514-85-51
(04) 3514-84-30
Ý kiến nhận xét

Chị Trần Thị Lâm - Kế toán - Công ty cổ phần Tập đoàn Thái An

"...Lúc bắt đầu sử dụng, bên mình cũng gặp nhiều khó khăn vì chưa quen với phần mềm mới. Tuy nhiên khi đã hiểu các nguyên tắc làm việc của 1C thì mình nhận thấy đây là công cụ đắc lực cho người sử dụng trong việc việc kiểm tra, kiểm soát và đưa ra báo cáo giúp đơn giản hóa công việc của mình...".

Anh Trần Quang Thiện - Chủ Nhà sách cô Hường

"... Mình đặc biệt ưa dùng tính năng tổ chức danh mục phân cấp không giới hạn của phần mềm: hàng hóa và khách hàng được ghi nhận theo từng nhóm nhỏ. Điều này không chỉ hỗ đắc lực cho thu ngân bán hàng chính xác và nhanh chóng mà còn rất tiện dụng khi thiết lập và quản lý các chương trình khuyến mại, chiết khấu cho từng nhóm khách hàng theo một hoặc nhiều nhóm sản phẩm...".

1C:Quản lý tổng thể (ARM)


Đăng ký nhận bài viết

  1. Bạn đang dùng giải pháp 1C nào?
    1. 1C:KẾ TOÁN 8
      1181 (98.83%)
    2. 1C:Bán lẻ 8
      305 (25.52%)
    3. 1C:Quản lý thương mại
      140 (11.72%)
    4. 1C:Quản lý tổng thể (ARM)
      93 (7.78%)
    5. 1C:Quản lý văn bản (ECM)
      72 (6.03%)
    6. 1C:Hóa đơn
      67 (5.61%)
    7. 1C:Hiệu thuốc
      54 (4.52%)
    8. 1C:Cửa hàng điện máy
      52 (4.35%)
    9. 1C:Nhà hàng
      47 (3.93%)

Thông tin công nghệ, giải pháp

Đánh giá hiệu quả của dự án tự động hóa như thế nào?
11/09/2009 - Số lần đọc: 9194

Việc triển khai hệ thống thông tin có thể coi là hiệu quả nếu như các nhiệm vụ đặt ra được hoàn thành đúng thời hạn và không vượt quá ngân sách. Tuy nhiên, trên thực tế điều này không phải lúc nào cũng xảy ra. Theo ý kiến của đại diện các công ty Nga, không nên vội vàng thừa nhận thất bại của một dự án, nếu bạn không hài lòng với kết quả triển khai. Trước hết cần phân tích xem trong thất bại của dự án có bao nhiêu phần liên quan đến việc công ty của bạn đã không xác lập được quy trình nghiệp vụ. Có lẽ chính điều này có thể giải thích cho việc tăng chi phí để làm thêm tính năng cho giải pháp, cũng như không đủ nhanh để thực hiện các nghiệp vụ.

Sergey Astapenko, tổng giám đốc công ty "Converter"

Mô tả tình huống

Cuối năm 2006, khi mà tại công ty chúng tôi đã hoàn thành việc triển khai hệ thống tự động hóa "1C:Quản lý Thương mại 8.0", đã phát sinh nhu cầu đánh giá một cách khách quan về mức độ thành công của dự án. Khi đánh giá, thông thường, cần chú ý đến chất lượng thực hiện các nhiệm vụ đặt ra, theo dõi thời hạn và ngân sách dự án, cũng như theo các tiêu chí khác như: giao diện thuận tiện cho người sử dụng và khối lượng công việc cần hoàn thiện để khai thác hệ thống một cách trọn vẹn. Việc phân tích như vậy cho phép rút ra bài học trong tương lai và không lặp lại các sai lầm. Trong hoàn cảnh của chúng tôi, các mục tiêu đánh giá là:

- phân tích mức độ hiệu quả về chi phí nhân lực và vật lực;

- phát hiện những điểm yếu trong chương trình, hoạch định chi phí cho việc hoàn thiện sau này và dịch vụ bảo trì;

- thưởng cho đội ngũ triển khai.

Vấn đề đặt ra: Làm cách nào để đánh giá mức độ hiệu quả của dự án tự động hóa?

Ý kiến của các chuyên gia

Alexei Smirnov, quản lý cao cấp các dự án công nghệ thông tin "TNK-BP Bussinesservice" (Moscow)

Dự án tự động hóa có thể coi là thành công, nếu các nhiệm vụ đặt ra được hoàn thành đúng thời hạn và không vượt quá ngân sách một cách đáng kể. Cần kiểm tra chất lượng dự án ở hai phương diện: sản phẩm cuối cùng (đáp ứng về tính năng, an toàn và ổn định) và quản lý dự án (tính kinh tế, thời gian và các tiêu chí khác). Do vậy, để đánh giá một cách khách quan về kết quả triển khai hệ thống tự động hóa, tôi khuyên nên sử dụng phương pháp phân tích kế hoạch và thực tế, bằng cách so sánh, bao gồm:

- Mục tiêu của dự án và kết quả nhận được: mức độ thực hiện các nhiệm vụ đặt ra, hệ thống có hoàn toàn phù hợp hay không với các yêu cầu của khách hàng (nhiệm vụ kỹ thuật). Ở đây cũng đánh giá tầm quan trọng của các sửa đổi đã làm, mức độ ảnh hưởng đến thời hạn hoàn thành và giá trị của dự án.

- Ngân sách dự án và các chi phí thực tế.

- Thời hạn thực tế và dự định hoàn thành tiến độ dự án.

Chất lượng thực hiện các nhiệm vụ đặt ra có nên được đánh giá không chỉ sau khi hoàn thành mà ngay trong quá trình thực hiện dự án. Điều này cho phép kịp thời điều chỉnh trong quá trình thực hiện dự án để đạt được kết quả tốt nhất.

Kết quả đánh giá việc triển khai hệ thống thông tin có thể được sử dụng trong việc quản lý các gói dự án để rút ra kinh nghiệm đáng quý.

Irina Gridneva, phụ trách bộ phận tài chính của công ty "Pliva Rus" (Moscow).

Do tính phức tạp của việc tính toán thu hồi vốn đầu tư trong công nghệ thông tin, khi đánh giá hiệu quả của dự án tự động hóa, nên chú trọng vào mức độ hoàn thành các nhiệm vụ đã đặt ra. Các tiêu chí thành công của việc triển khai hệ thống thông tin tổng thể có thể mang tính định lượng cũng như định tính. Trong số các chỉ tiêu định lượng, có thể liệt kê như sau:

- giảm rủi ro phát sinh lỗi tại chỗ người dùng mới của hệ thống nhờ có tài liệu hướng dẫn đơn giản và dễ hiểu dành cho người sử dụng;

- đơn giản khi nhập dữ liệu bởi nhân viên của các bộ phận khác nhau và giảm bớt công sức của bộ phận kế toán để tăng cường kiểm soát chi phí;

- mở rộng các chỉ tiêu dùng để phân tích chi phí (ví dụ, theo các tỉnh, sản phẩm);

- nâng cao chất lượng của các quyết định quản lý bằng cách cung cấp thông tin kịp thời cho những người phụ trách các bộ phận.

Các chỉ tiêu định tính có thể là:

- rút ngắn thời hạn lập báo cáo tài chính;

- giảm chi phí lao động do không cần nhập dữ liệu nhiều lần;

- giảm lãi suất tín dụng đi vay do hoạch định và phân bố dòng tiền một cách rõ nét.

Dmitri Kachanovskij, giám đốc tài chính của nhà máy "Luyện kim và Hóa chất" (Vùng Moscow)

Có thể đưa ra 4 tiêu chí chính trong việc đánh giá lợi ích việc triển khai hệ thống thông tin: tốc độ xử lý dữ liệu và lập báo cáo cho những người quan tâm; giảm thiểu số lỗi khi nhập dữ liệu vào chương trình; tiết kiệm chi phí liên quan đến việc lập báo cáo và kiểm tra dữ liệu, giảm bớt số lượng nhân viên của công ty. Chúng ta sẽ xem chi tiết hai điểm cuối trong mức độ thành công.

Thông thường, các công ty kiểm toán áp dụng mức giá cao hơn với các dịch vụ dành cho các doanh nghiệp mà chưa tự động hóa quá trình lập báo cáo ở mức độ cần thiết, bởi vì cần nhiều thời gian để hoàn thành và xử lý dữ liệu. Tương tự như vậy đối với các công ty cung cấp dịch vụ kiểm toán hệ thống chất lượng ISO 9001. Theo kinh nghiệm của tôi, việc tự động hoá báo cáo cho phép tiết kiệm khá nhiều (thường là 6-8%)

Do tự động hóa các nghiệp vụ thông thường (ví dụ, kiểm tra các dữ liệu nhập vào), một phần nhân viên của công ty có thể được giải phóng cho các công việc khác, và nếu cần thiết, có thể cắt giảm. Trong trường hợp này, tiết kiệm thu được không quá khó để tính toán. Ví dụ, tiền lương bình quân hàng tháng của nhân viên là 200 đô-la, nếu tính đến các khoản bảo hiểm và các chi phí khác để đảm bảo công việc cho nhân viên này thì cần là 250 đô-la/tháng, tương ứng với 3.000 đô-la/năm.

Ekaterina Emelianova, giám đốc tài chính "Element Leasing" (Moscow)

Có lẽ là không hề có một phương án thống nhất để đánh giá hiệu quả của dự án tự động hóa. Nhiều thứ phụ thuộc vào lĩnh vực và quy mô dự án. Đối với việc triển khai cục bộ mà chỉ giải quyết một nhiệm vụ thì việc hoàn thành cũng chính là tiêu chí đánh giá. Trong dự án có quy mô lớn, cần đánh giá các kết quả đạt được của từng nhiệm vụ. Điều quan trọng là phải sử dụng tối đa các chỉ số đo lường được, bởi vì cách đánh giá: "Vâng, vấn đề đã giải quyết" chỉ mang tính chủ quan.

Cần xem xét không phải theo danh mục các quy trình đã tự động hóa thành công, mà cần theo kết quả đạt được. Vì vậy, nếu mục đích của dự án công nghệ thông tin là tăng tốc độ lập chứng từ thì sau khi đánh giá, cần so sánh số lượng hóa đơn trong ngày trước và sau khi tự động hóa. Ví dụ, trước đây lập được 50 hóa đơn mỗi ngày thì bây giờ có thế lập đến 50.000 hóa đơn. Khi triển khai hệ thống quản lý ngân sách, chúng ta đánh giá tốc độ duyệt ngân sách và số lượng các kịch bản được hỗ trợ bởi chương trình. Có thể lấy các chỉ tiêu tài chính để làm chuẩn chung cho bất kỳ dự án tự động hóa nào để xem: nằm trong (vượt mức) ngân sách, cũng như chi phí trung bình để thực hiện một nghiệp vụ.

Ngoài các chỉ tiêu định lượng mức độ thành công các vấn đề được giải quyết, có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu định tính: tiện lợi hay không, đơn giản hay phức tạp. Có thể có được các đặc tính này bằng cách tiến hành thăm dò ý kiến tất cả người sử dụng và nhân viên tham gia vào quá trình tự động hóa. Nếu bạn mong đợi vào một kết quả khảo sát có giá trị thì hãy lưu ý tới việc lập phiếu điều tra. Thứ nhất, các câu hỏi cần phải liên quan đến yêu cầu tính năng tương ứng trong bảng phân công kỹ thuật. Ví dụ, nếu yêu cầu là lập báo cáo nào đó thì cần hỏi xem: định dạng báo cáo có tiện lợi không, báo cáo có rõ ràng không, có đủ các thông tin phân tích trong đó chưa. Thứ hai, nên tạo ra một số phiếu điều cho cho nhiều nhóm người sử dụng khác nhau. Ví dụ, dành cho những người lập ngân sách, và cho người duyệt ngân sách. Thứ ba, không đặt quá nhiều câu hỏi. Tốt nhất là nếu số lượng câu hỏi không vượt quá 15, đồng thời, phần lớn câu hỏi là nên ở dạng đóng. Nếu không, phiếu điều tra sẽ được điền giống như "bảng kê mô tả".

Cần lưu ý rằng, nếu như công ty không hài lòng về chương trình triển khai ("không hoạt động như mong muốn") thì không cần phải lập tức đưa ra kết luận về thất bại của dự án. Đầu tiên hãy phân tích xem phần có bao nhiêu phần thất bại có liên quan đến việc chưa xác định được các quy trình nghiệp vụ của công ty.

Ivan Pirodzkov,
giám đốc tài chính tập đoàn nhân sự "Ankor" (Moscow)

Nếu tự động hóa nhiều quy trình thì chỉ tiêu đánh hiệu quả triển khai có thể là mức độ đạt mục tiêu trong mỗi quá trình đó. Thành công của toàn bộ dự án sẽ là tổng kết quả đánh giá của mỗi quy trình.

Trong đó khi đánh giá kết quả tự động hóa quá trình xử lý dữ liệu kế toán đầu vào và lập các báo cáo quản trị, tôi khuyên nên sử dụng các tiêu chí trọng yếu sau:

- giải quyết ở mức độ nào vấn đề lưu và xử lý dữ liệu kế toán ban đầu trong một kho chứa mà không phụ thuộc vào số lượng và vị trí địa lý "điểm nhập liệu" – trung tâm trách nhiệm tài chính, bộ phận trực thuộc, chi nhánh;

- hệ thống công nghệ thông tin có cho phép nhận các báo cáo cần thiết trong thời hạn hay không;

- các báo cáo được lập ra trong hệ thống thực sự cần thiết cho quản lý ở mức độ nào;

- có loại bỏ việc tùy chỉnh báo cáo một cách thủ không hay không;

- giảm lược được bao nhiêu thời hạn lập và duyệt báo cáo;

- mức độ tiết kiệm chi phí tiền lương cho nhân viên tương ứng (chỉ số tương đối theo doanh thu của toàn bộ công ty một năm).

Theo tôi, đánh giá hiệu quả dự án không nhất thiết là phải ngay sau khi kết thúc chính thức mà nên để qua 3-6 tháng sau khi đưa hệ thống vào khai thác theo đúng như công suất thiết kế.

Pavel Borovkov,
giám đốc điều hành các dự án của Nhóm công ty "Intalev"

Tiêu chí đánh giá hiệu quả triển khai hệ thống tự động hóa có thể được quy ước chia ra thành định tính và định lượng. Tiêu chí định tính đặc trưng cho các thay đổi của các quy trình tổ chức được xảy ra trong công ty nhờ có dự án tự động hóa. Ví dụ, nếu như dự án chỉ liên quan để một bộ phận nào đó thì khi hoàn thành, cần phải chắc chắn rằng, tất cả nhân viên trong bộ phận này hoặc phần lớn đang thực hiện công việc của mình trong hệ thống mới.

Các tham số kỹ thuật làm việc của hệ thống mới có thể đánh giá bằng các tiêu chí định lượng, ví dụ như tính ổn định (số lượng hư hỏng và ngưng trệ của hệ thống được phát hiện trong thời gian xác định, tốc độ sửa chữa và loại bỏ các hư hỏng đó) hoặc hiệu suất (số lượng giao dịch được thực hiện trong hệ thống trong một khoảng thời gian có tính đến yêu cầu về tốc độ xử lý thông tin). Trong đó, đối với dự án tự động hóa việc lập báo cáo quản trị, tiêu chí có thể là: hệ thống kế toán của công ty trong tháng tạo ra 500 nghìn bút toán, việc chuyển khối lượng thông tin này vào mô-đun quản lý cần ít nhất là 8 tiếng.

Nếu như ở đầu ra, hệ thống thỏa mãn các tiêu chí định tính và định lượng thì dự án tự động hóa có thể coi là thành công. Quan trọng là danh sách các tiêu chí cần được lập ra trong giai đoạn khởi xướng và lập kế hoạch dự án.

Nadezda Mudriskaja, phó giám đốc phụ trách tài chính chuỗi siêu thị "Paterson".

Khi đánh giá mức độ thực thi các bài toán của dự án tự động hóa, hãy lưu ý đến việc, bằng cách nào hệ thống thông tin có ảnh hưởng đến chuỗi hình thành giá trị trong doanh nghiệp. Nó ngắn hơn bao nhiêu, và rẻ hơn bao nhiêu. Bằng cách nào những khả năng mới của hệ thống thông tin được phản ánh vào các mỗi quan hệ với đối tác, đến các thay đổi trong chính sách cung ứng đầu vào cũng như chiến lược bán hàng. Khi phân tích việc thực hiện ngân sách của dự án, hãy tính đến không chỉ tỷ lệ chi phí bổ sung cho việc hoàn thiện các tính năng, mà còn tính xem những hoàn thiện đó đối với kinh doanh ở mức độ hợp lý như thế nào.

Quyết định từ công ty "Converter"

Trong công ty của chúng tôi, quyết định về mức độ thành công của dự án tự động hóa được dựa trên cơ sở các chỉ tiêu chủ quan cũng như khách quan.

Để làm các tiêu chí khách quan, có sử dụng các chỉ tiêu sau: mức độ thực hiện nhiệm vụ đạt ra, bảo vệ việc nhập sai dữ liệu đầu vào, mức độ cần thiết sử dụng dịch vụ hỗ trợ của đội ngũ tư vấn dự án, và tần suất hỗ trợ. Ngoài ra, còn có áp dụng cả các chỉ tiêu tài chính – so sánh chi phí cho dự án và quy mô các nhiệm vụ cần giải quyết.

Thực thi các bài toán. Việc triển khai "1C:Quản lý Thương mại 8.0" được hướng tới việc tự động hóa kế toán quản trị (trong đó gồm kế toán thu nhập và chi phí theo từng dự án và hợp nhất kết quả tài chính theo nhóm doanh nghiệp), nhận các đánh giá khách quan về công việc của nhân viên bán hàng, tạo dựng hệ thống luân chuyển chứng từ điện tử. Nhiệm vụ liên quan đến kế toán quản trị được thực thi trọn vẹn. Tuy nhiên, trong quá trình khai thác đã phát hiện một điểm yếu: định dạng báo cáo do người tư vấn đề xuất theo yêu cầu của chúng tôi về kết quả tài chính rất nặng nề. Quá trình lập báo cáo đã làm quá tải máy trạm người sử dụng và kéo dài gần 1 giờ.

Tần suất liên hệ với người tư vấn để được hỗ trợ. Trong kỳ vừa qua, khoảng gần 1 năm, chỉ có phát sinh 2 tình huống cần mời người tư vấn đến để sửa hư hỏng trong chương trình. Tôi cho rằng, đây là dấu hiệu tốt khẳng định chất lượng thực hiện công việc và lập kế hoạch hợp lý.

So sánh chi phí. Chỉ tiêu này đã được đưa ra trước khi thực hiện dự án, trong quá trình lập kế hoạch.

Sau khi đã thiết lập danh sách các bài toán cần giải quyết, chúng tôi đã nghiên cứu các bản chào giá có trên thị trường. Như vậy, chúng tôi đã xác định được khung ngân sách của dự án CNTT, bao gồm cả chi phí cho dịch vụ hỗ trợ sau này. Các dữ liệu này được kiểm soát ngay cả trong quá trình triển khai. Ví dụ, nếu như việc điều chỉnh dự án dẫn tới việc tăng chi phí (từ 10%) thì chúng tôi xem xét sự cần thiết để đưa vào các thay đổi hay là có thể bỏ qua. Sau khi kết thúc dự án, có xác định ra tổng số tiền vượt ngân sách.

Các chỉ tiêu chủ quan được chúng tôi coi là: mức độ thuận tiện giao diện người sử dụng, đơn giản khi nhập dữ liệu, tốc độ xử lý dữ liệu và lập báo cáo, chất lượng theo cách nhìn người sử dụng (đầy đủ và chính xác thông tin, trình bày dễ hiểu…).

Một thời gian sau khi bắt đầu khai thác toàn bộ hệ thống thông tin, tất cả những người sử dụng đều điền phiếu khảo sát ngắn gọn mà trong đó có đưa ra các khiếu nại đối với chương trình. Kết quả khảo sát được tổng hợp bởi người phụ trách dự án. Các thiếu sót phát hiện ra được dùng làm cơ  sở để xác định nhiệm vụ cho người tư vấn về việc hoàn thiện chương trình.

Dự án tự động hóa được thực thi trong công ty được công nhận là thành công trọn vẹn và được đánh giá là điểm 4+ (trên thang điểm 5), còn những người tham gia được thưởng công xứng đáng.

Theo ý kiến của những người phụ trách tài chính mà không ít lần tham dự vào các dự án tự động hóa bộ phận tài chính kinh tế, việc triển khai hệ thống thông tin trong công ty là một dự án đầu tư có giá trị, vì vậy cần phải nghiêm túc trong việc đánh giá hiệu quả. Tiêu chí đánh giá nên được xác định ngay từ giai đoạn lập kế hoạch triển khai, cần tính đến trong việc thiết lập các nhiệm vụ kinh tế kỹ thuật và các điểm quan trọng (chất lượng thực hiện các nhiệm vụ đặt ra, theo dõi thời hạn và ngân sách) cần được kiểm soát trong suốt quá trình của dự án.

Nguồn www.1vs.vn - Nguyên bản tiếng Nga, tạp chí "Giám đốc tài chính" - số 11/2007



Tin tức khác


Báo chí viết về 1VS
25/12/2015
Giải đáp vướng mắc trong lập Báo cáo tài chính năm 2015:

"Nội dung chính của sự kiện là tập trung hướng dẫn rà soát từng tài khoản trước khi lập báo cáo tài chính, chỉ ra những điểm cần lưu ý, hay sai sót, và những rủi ro về thuế khi lập báo cáo tài chính năm 2015. Trong đó, có nêu rõ những khác biệt giữa các đơn vị thực hiện theo quyết định 48 và thông tư 200".

10/08/2015
Ứng dụng dịch vụ đám mây cho các giải pháp kế toán và quản lý 1C - Đài Truyền hình Kỹ thuật số VTC (VTC1):
Điện toán đám mây là xu thế tất yếu của nền công nghệ hiện đại. Với việc đưa lên mây nhiều giải pháp như kế toán, bán hàng, quản lý tổng thể doanh nghiệp... dịch vụ đám mây của 1C được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để tự động hóa công tác quản lý trong nhiều lĩnh vực. 
01/06/2015
Phần mềm kế toán 1C: Một dữ liệu cho hàng trăm khách hàng - Báo Tài chính điện tử:
"... Thứ nhất, đám mây 1C của chúng tôi sử dụng cơ chế chia tách dữ liệu Multitenancy. Với cơ chế này, 1VS chỉ cần quản lý 1 dữ liệu phần mềm duy nhất dùng chung cho hàng trăm, hàng nghìn khách hàng của mình. Trong đó, có chia tách thành các vùng dữ liệu riêng của mỗi khách hàng, đảm bảo tính riêng tư của từng vùng dữ liệu. Nhờ công nghệ này, chúng tôi giảm được tới mức tối thiểu về thời gian, công sức và chi phí cho việc bảo trì sản phẩm trong đám mây.".