Mua hàng:0983715689 Diễn đàn   Đặt câu hỏi
Hỗ trợ sử dụng Tư vấn mua hàng
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Phản hồi, ý kiến góp ý của bạn với 1VS Phản hồi - góp ý
Hotline:(0988-721-127)
(04) 3514-85-50
(04) 3514-85-51
(04) 3514-84-30
Ý kiến nhận xét

Chị Trần Thị Lâm - Kế toán - Công ty cổ phần Tập đoàn Thái An

"...Lúc bắt đầu sử dụng, bên mình cũng gặp nhiều khó khăn vì chưa quen với phần mềm mới. Tuy nhiên khi đã hiểu các nguyên tắc làm việc của 1C thì mình nhận thấy đây là công cụ đắc lực cho người sử dụng trong việc việc kiểm tra, kiểm soát và đưa ra báo cáo giúp đơn giản hóa công việc của mình...".

Anh Trần Quang Thiện - Chủ Nhà sách cô Hường

"... Mình đặc biệt ưa dùng tính năng tổ chức danh mục phân cấp không giới hạn của phần mềm: hàng hóa và khách hàng được ghi nhận theo từng nhóm nhỏ. Điều này không chỉ hỗ đắc lực cho thu ngân bán hàng chính xác và nhanh chóng mà còn rất tiện dụng khi thiết lập và quản lý các chương trình khuyến mại, chiết khấu cho từng nhóm khách hàng theo một hoặc nhiều nhóm sản phẩm...".

1C:Quản lý tổng thể (ARM)


Đăng ký nhận bài viết

  1. Bạn đang dùng giải pháp 1C nào?
    1. 1C:KẾ TOÁN 8
      1181 (98.83%)
    2. 1C:Bán lẻ 8
      305 (25.52%)
    3. 1C:Quản lý thương mại
      140 (11.72%)
    4. 1C:Quản lý tổng thể (ARM)
      93 (7.78%)
    5. 1C:Quản lý văn bản (ECM)
      72 (6.03%)
    6. 1C:Hóa đơn
      67 (5.61%)
    7. 1C:Hiệu thuốc
      54 (4.52%)
    8. 1C:Cửa hàng điện máy
      52 (4.35%)
    9. 1C:Nhà hàng
      47 (3.93%)

Thông tin công nghệ, giải pháp

Triển khai và hỗ trợ hệ thống quản lý văn bản điện tử trong các tổ chức tài chính (Phần 2)
24/08/2016 - Số lần đọc: 1838

Tại phần 1, chúng ta đã cùng phân tích các yêu cầu của tổ chức tài chính đối với hệ thống phần mềm quản lý văn bản ECM, đồng thời cũng đưa ra các luận điểm giúp lựa chọn đúng giải pháp phần mềm và nhà cung cấp phù hợp. Phần tiếp theo hãy cùng xem xét các bước triển khai và hỗ trợ để đảm bảo sự thành công của dự án.  

Bắt đầu vận hành hệ thống ở chế độ thử nghiệm

Chúng ta cùng xem xét một phương án đơn giản, đó là việc lựa chọn hệ thống ECM được tiến hành bởi hội đồng thẩm định có chuyên môn, trong đó bao gồm tất cả các chuyên gia liên quan trong tổ chức tài chính.  

Quá trình triển khai được bắt đầu sau khi thanh toán mua phần mềm. Đại diện của các nhà cung cấp nhanh chóng tiếp cận vấn đề và tinh chỉnh phù hợp theo các yêu cầu. Nhân viên của tổ chức tích cực tham gia vào quá trình triển khai và học hỏi ngay bằng các tình huống, còn ban lãnh đạo thì kiểm soát và hỗ trợ quy trình... Nhưng trong tình huống tốt nhất thì trong quá trình triển khai có một số điểm quan trọng cần lưu ý trước khi ký biên bản nghiệm thu.

01_trien_khai_ho_tro_qlvb_2s

Để không trì hoãn quá trình bắt đầu vận hành, ngay từ sớm và tốt nhất là trong giai đoạn đầu tiên (khi ký kết hợp đồng và thanh toán) cần phải có kế hoạch cung cấp cho nhân viên của tổ chức tài chính một số thông tin về hệ thống ECM và cách làm việc với hệ thống. Việc này cần phải được lưu ý đặc biệt, bởi vì thông thường trong các công ty phát triển phần mềm hay nhắm mắt làm ngơ để khách hàng tự “vận lộn” với sách hướng dẫn sử dụng và hiếm khi có mô tả đầy đủ về các tính năng của hệ thống, và đối với các hệ thống nước ngoài thì rất hay thiếu tài liệu bằng tiếng Việt. Hơn nữa, những người đại diện của các nhà cung cấp thường là cán bộ kỹ thuật (đúng hơn là lập trình viên), đó là những người biết hệ thống từ "bên trong", nhưng không biết giải thích một cách thông minh và rõ ràng về cách thức làm việc của hệ thống.  

Nếu như nhà cung cấp không thể cung cấp được sách hướng dẫn sử dụng theo ngôn ngữ của người sử dụng bình thường, hoặc hơn nữa, nều như không có được tài liệu dành cho người quản trị hệ thống (trong đó có mô tả chi tiết cách tùy chỉnh và được thực hiện bởi người quản trị) thì lãnh đạo tổ chức tài chính cần phải sớm (trước khi triển khai) tìm kiếm một chuyên gia mà có thể xây dựng được những tài liệu như vậy. Trong lĩnh vực CNTT có một chuyên ngành: xây dựng tài liệu kỹ thuật, và đó là người cần có trong quá trình triển khai. Chuyên gia này bắt đầu công việc bằng cách viết tài liệu từ lúc lãnh đạo đưa ra quyết định bắt đầu vận hành hệ thống ECM.  

Ngay sau khi một đại diện của nhà cung cấp (người triển khai) có mặt tại tổ chức tài chính thì bắt buộc cần phải thành lập một đội ngũ triển khai, bao gồm:

  • người viết tài liệu kỹ thuật (đã được thu thập các thông tin sơ bộ từ nhiều nguồn khác nhau về hệ thống ECM và đã sẵn sàng để viết hướng dẫn sử dụng theo các định dạng khác nhau, từ định dạng MS Word đến HTML để hiển thị trên các cổng thông tin Web); 
  • không ít hơn 2 người quản trị hệ thống ECM (thường xuyên có mặt ở vị trí cùng với người triển khai và ghi nhận tất các các điểm quan trọng trong việc tùy chỉnh hệ thống cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức; các ghi chú này tiếp theo cần được chuyển cho người viết tài liệu kỹ thuật để xử lý và xây dựng hướng dẫn sử dụng cho người quản trị hệ thống) ; 
  • đại diện của phòng kế toán (để ghi nhận thời gian làm việc đã thực hiện bởi đội ngũ triển khai của nhà cung cấp để tính giá trị dịch vụ triển khai sau này, đồng thời để giám sát nhân viên của tổ chức mình – người quản trị hệ thống, người viết tài liệu kỹ thuật và những người tham dự khác vào quá trình triển khai như: nhân viên CNTT, kế toán, văn thư hoặc lưu trữ) . 
Trong mỗi giai đoạn triển khai mà có liên quan đến các quy trình tạo mới, xử lý và lưu giữ văn bản hoặc chuyển đi và phân tách các luồng văn bản chung theo các bộ phận thì cần phải kiểm tra xem hệ thống có thực hiện đúng và rõ ràng hay không những nhiệm vụ (yêu cầu) được đặt ra bởi hội đồng thẩm định và theo như hợp đồng. Nếu hệ thống đòi hỏi phải có những thay đổi lớn bởi người mua hoặc nhà cung cấp, bao gồm cả phần cứng (khác biệt với quy định trong hợp đồng) thì điều này cần phải được ghi nhận trong thỏa thuận bổ sung. Chi phí bổ sung thường không ít hơn 10-15% giá trị hợp đồng và phải được dự phòng từ trước.  

Chúng ta bỏ qua các chi tiết triển khai, bởi vì trong mỗi tổ chức tài chính đều có những đặc điểm riêng trong việc quản lý văn bản. Cần lưu ý rằng, kết quả triển khai tại trước thời điểm nghiệm thu cần phải có những thành phần sau:  

  • hệ thống ECM hoạt động thực sự (đã được kiểm tra ở tất cả các bước tạo mới, xử lý và lưu trữ văn bản) từ bộ phận văn thư đến lưu trữ; 
  • có ít nhất 2 người quản trị hệ thống ECM có khả năng thiết lập và duy trì hệ thống trong trạng thái hoạt động tốt; 
  • tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống (đã hoàn thành không ít hơn 80%) và hướng dẫn quản trị hệ thống (đã hoàn thành không ít hơn 70%) được trình bày dưới ngôn ngữ và hình thức dễ hiểu, thân thiện đối với người sử; 
  • những người phụ trách các bộ phận được đào tạo ở cấp độ cơ bản (hoặc ít nhất là đã đọc tài liệu hướng dẫn và xem qua trình chiếu về hệ thống) và có thể truyền đạt lại kiến thức cơ bản cho cấp dưới của họ. 
Chỉ sau đó mới có thể đưa ra quyết định vận hành hệ thống ECM.

Tổ  chức làm việc với hệ thống ECM, xử lý tương tác giữa các bộ phận

02_trien_khai_ho_tro_qlvb_2s

Nguyên nhân chính gây ra sự chống đối và không hài lòng từ phía người lao động khi làm việc với hệ thống ECM mới là thiếu sự chuẩn bị cho việc vận hành. Điều này bao gồm tất cả mọi thứ được liệt kê trong phần trước. Nếu chỉ có các biện pháp chuẩn bị sơ bộ (hoặc được chấp nhận vội vã sau khi bắt đầu vận hành) thì vẫn còn rất nhiều " đá ngầm" mà chỉ có thể thấy trước khi có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và toàn diện. Các nhiệm vụ ưu tiên để đảm bảo hoạt động ổn định của hệ thống ECM bao gồm:

1. Phản ánh cấu trúc tổ chức vào hệ thống ECM

Để trao đổi các tài liệu công việc giữa các bộ phận trong hệ thống, cần xây dựng cấu trúc tổ chức một cách cẩn thận, tốt nhất là ở hai mức độ:
  • mức độ cấu trúc, mô tả phân nhánh cấu trúc (tổ chức – bộ phận – chức danh), không bao gồm dữ liệu cá nhân của người lao động; 
  • mức độ công việc, mô tả phân nhánh trực thuộc (cấp lãnh đạo – người điều phối – cấp bộ phận – bộ phận – chức vụ người lao động), và bao gồm dữ liệu cá nhân của người lao động. 
Điều này cho phép sau này tổ chức lưu trữ và truy cập đến văn bản (thư viện, lưu trữ) theo cấu trúc phân nhánh bộ phận hoặc theo dữ liệu cá nhân.

Sơ đồ cấu trúc khối cho phép nhìn cấu trúc tổng quan về tổ chức mà không bị mất tập trung vào dữ liệu chi tiết (đặc điểm) của nhân viên. Và điều này trợ giúp (nếu như trước đây chưa làm) cho việc mô tả các hoạt động của tổ chức (để thiết lập mô hình sau này, sửa đổi hoặc tái cấu trúc các quy trình nghiệp vụ), tiến hành tái cấu trúc hoặc triển khai hệ thống quản lý chất lượng (QMS).

2. Xây dựng lộ trình luân chuyển văn bản

Để xây dựng các lộ trình, trong một hệ thống ECM tốt thường có sẵn nhiều cấp độ, tùy thuộc vào loại văn bản, mục đích văn bản và hành động cần thiết để xử lý. Các cấp độ bao gồm, ví dụ:
  • ghi chép công việc (được tạo ra bởi một nhân viên và được chuyển giữa các nhân viên trong bộ phận); 
  • tài liệu công việc (được chuuyển theo lộ trình để thống nhất ý kiến giữa các bộ phận); 
  • văn bản pháp lý (được chuyển đi theo lộ trình để cho mọi người tham khảo hoặc ký kết)… 
Khi luân chuyển văn bản trong tổ chức, trong hệ thống ECM cần phải có sẵn khả năng xây dựng nhiều phương án:
  • các lộ trình “cứng” (theo các nhân viên cụ thể); 
  • lộ trình đa năng (theo các bộ phận, với khả năng chuyển bước theo các cấp trong cấu trúc tổ chức hình cây); 
  • lộ trình gửi tin phát tán (tác giả văn bản tự mình xác định nhóm, bộ phận hoặc người nhận thông tin cụ thể). 
Việc quyết định để tạo ra hoặc lựa chọn lộ trình thường được thực hiện bằng cách đơn giản là sử dụng sơ đồ khối của tổ chức và tạo ra các danh sách gửi tin phát tán bổ sung.

3. Khuôn mẫu - công cụ đa năng của hệ thống ECM

Trong việc xử lý văn bản, máy tính đã mang lại nhiều khả năng mới, từ việc lựa chọn định dạng đầu ra để in (thậm chí có thể in hình ngầm dưới phần nội dung), cho đến cách trình bày văn bản (từ kích cỡ và kiểu chữ đến khoảng cách giữa các ký tự). Nếu trước đây, trong tất cả các trường hợp, nhân viên chỉ có thể sử dụng một vài các dạng giấy tiêu đề, được nhân bản bằng cách in hoặc dùng Photocopy thì bây giờ, bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tạo ra một “kiệt tác” của văn bản (thế nhưng phần lớn đều không sử dụng đến một phần trăm khả năng của máy tính trong lĩnh vực soạn thảo văn bản).

Văn bản sau khi được lập ra, cần được chuyển đi xử lý theo một lộ trình nhất định. Trong một hệ thống ECM tốt, bằng sự trợ giúp của một chuyên gia có tay nghề, có thể thiết lập rất nhiều các khuôn mẫu cho tất cả các quy trình (thủ tục) mẫu. 

03_trien_khai_ho_tro_qlvb_2s

Chúng ta cùng xem xét ví dụ về nội dung của bản ghi chép công việc mà thường được sử dụng trong tổ chức.
  
Ví dụ, nội dung của "Yêu cầu mua sắm" (thiết bị, vật tư, hàng hóa…):
  

  • các mục tin chính của Yêu cầu (số, ngày, tác giả, bộ phận); 
  • tên (danh sách) đặt hàng; 
  • lý do cần đặt hàng; 
  • lộ trình văn bản (lộ trình cố định và lộ trình thay đổi, bắt đầu từ người cấp trên của tác giả Yêu cầu); 
  • ghi chú, nhận xét (chữ ký và ý kiến) của những người xem xét Yêu cầu; 
  • quyết định cuối cùng (hoặc trả lại). 
Phần cố định của lộ trình là chuỗi lần lượt những người nhận mà được yêu cầu phải đưa ra ý kiến. Đây là phần lộ trình được thiết lập bởi người quản trị hệ thống và người sử dụng khác không thể thay đổi.  

Phần thay đổi của lộ trình có thể bao gồm một chuỗi các điểm đến mà cần phải đưa ra ý kiến ​​của mình về tính thiết thực của Yêu cầu (ví dụ, thiết bị phức tạp và đắt tiền). Đây là phần lộ trình mà người sử dụng (tác giả hoặc người ký) có thể thay đổi được trong trường hợp cần thiết, bằng cách thêm những người nhận mới từ danh sách nhân viên chung của tổ chức hoặc của bộ phận. 

Khuôn mẫu tạo điều kiện cho phép nhanh chóng nhận được các ý kiến thống nhất văn bản, đưa ra cách kiểm soát các bước xem xét văn bản một cách trực quan (người sử dụng cần xem văn bản đang bị “kẹt” ở chỗ ai, trong thời gian bao lâu…), nâng cao trách nhiệm và kịp thời đưa ra các quyết định quản lý bởi người lãnh đạo.  

Chữ ký điện tử và cắt giảm chi phí về giấy 

Để sao cho các luồng văn bản trong hệ thống không bị lặp lại trên giấy (ít nhất là trong phần hồ sơ và văn bản hiện hành) và nâng cao trách nhiệm, cần áp dụng chữ ký điện tử dành cho người quản lý.

04_trien_khai_ho_tro_qlvb_2s


1. Tin tưởng hay là lặp lại

Thường thì những người đứng đầu các bộ phận không quan tâm để thực hiện trách nhiệm trực tiếp một cách nhiệt tình mà chỉ cần để giữ "chỗ ngồi" của mình. Để làm điều này, anh ta cố gắng để làm sao bị ít liên đới trách nhiệm nhất trong các công việc hiện thời của tổ chức (chuyển trách nhiệm của mình lên vai của cấp dưới, làm khó dễ trong việc đưa ra ý kiến cho các văn bản…). Một số người đứng đầu các bộ phận khác lại rất dễ dàng ký tất cả các văn bản mà không cần nhìn, để sau đó dễ dàng chối bỏ những chữ ký đó và đòi hỏi cần phải thẩm định chữ ký. Những trường hợp như vậy trong môi trường văn bản giấy đôi khi dẫn đến các thay đổi về nhân sự, nhưng thường thì mọi người cố gắng che đậy cẩn thận và không để cho những người bên ngoài thấy được.
Hệ thống ECM cho phép đặt dấu chấm hết cho những tình huống như vậy và đưa tổ chức lên một tầm cao mới trong việc phục vụ khách hàng bằng cách áp dụng chữ ký điện tử và quy định chặt chẽ trong việc xem xét văn bản ở từng bước xử lý (ví dụ, không được quá 1 giờ để ký các văn bản theo quy trình và không quá 3 giờ để đưa ra quyết định).

Trong trường hợp không có chữ ký điện tử, văn bản điện tử trong hệ thống bắt đầu bị lặp lại trên giấy, và thường là không phải một lần (để thu thập chữ ký, không chỉ gồm những người quản lý cấp cao, mà còn có thể sau mỗi thay đổi nhỏ trong nội dung…). Và thay vì giảm bớt thời gian xử lý văn bản hoặc đưa ra quyết định, kết quả là thời gian lại tăng lên (ban đầu, tài liệu dưới dạng điện tử được chuyển qua các nơi cần thống nhất, sau đó in ra giấy, và một lần nữa được chuyển qua cho các bộ phận đó). Và nếu như sau đó phát hiện ra lỗi nhỏ nữa thì lại bắt đầu lại từ đầu! 

2. Chữ ký điện tử trong hệ thống ECM  

Chữ ký điện tử thường được triển khai khá đơn giản, và những người phát triển phần mềm điều tính đến điều này. Tốt hơn hết là nên thông báo về việc sử dụng chữ ký điện tử trước khi triển khai, để sao cho sau này không mất nhiều tháng để hoàn thiện và viết tài liệu. 

Trong trường hợp triển khai hệ thống ECM với chữ ký điện tử, nhiều vấn đề cũ của văn bản giấy được giải quyết, nhưng lại xuất hiện thêm nhiều vấn đề mới (chẳng hạn như việc chuyển giao chữ ký cho người cấp phó khi nghỉ phép). Nhưng các vấn đề thường được giải quyết bởi lãnh đạo bằng các biện pháp hành chính và người quản trị hệ thống bằng cách tùy chỉnh hệ thống. 

3. Cắt giảm giấy tờ một cách thực sự 

Việc cắt giảm chi phí giấy tờ, chuyển phát tài liệu và tiết kiệm thời gian của người lao động chỉ có thể đạt được thực tế khi áp dụng tổng thể tất cả các công cụ có trong hệ thống ECM. 

Trước hết, cần hạn chế “luân chuyển” văn bản theo doanh nghiệp dưới dạng giấy. Điều này trợ giúp cho việc giải phóng một vài chức vụ mà công việc hàng ngày không có gì khác, ngoài việc chuyển giấy tờ giữa các phòng ban. 

Thứ hai, cần quy định chặt chẽ về thời gian xem xét văn bản và đưa ra quyết định của những người có trách nhiệm. Điều này trợ giúp sau này cho việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng (QMS), bởi vì các chỉ tiêu cốt yếu (dạng KPI) được bắt đầu chính từ việc theo dõi thời gian làm việc. 

Thứ ba, không được phép phân phối văn bản đến dưới dạng giấy (để không bị mất, cần chuyển sang dưới dạng bản sao điện tử, còn bản gốc thì chuyển vào lưu trữ) ở ngay đầu vào, thường là ở bộ phận văn thư. Đào tạo nhân viên bộ phận văn thư và lưu trữ để làm việc với máy Photocopy và máy quét ảnh không phải là việc mất nhiều công sức. 

Và cuối cùng (nhưng không phải là kết thúc), để lưu văn bản dưới dạng điện tử, cần phải có dung lượng bộ nhớ lớn, và điều này cần phải được lưu ý trong quá trình triển khai. Cần có máy chủ lưu trữ riêng (cho hàng chục Tbyte trong giai đoạn đầu) và cần định kỳ sao lưu sang phương tiện mang tin ngoài kiểu đĩa BD. 

Hỗ trợ hệ thống ECM 

Bất kỳ hệ thống phức tạp nào đều chỉ hoạt động tốt khi được theo dõi bởi những chuyên gia lành nghề. Công việc của những chuyên gia hỗ trợ kỹ thuật lành nghề (quản trị hệ thống và chuyên gia CNTT) trong một tổ chức lớn thường không rõ nét đối với người sử dụng bình thường, bởi vì đã có hệ thống trợ giúp (kiểu Service Desk). Nhưng trước khi hệ thống ECM bắt đầu được đưa vào vận hành, lãnh đ ạo cần phải giải quyết một số nhiệm vụ mà không được phép để sau hoặc cân nhắc về chi phí. Nếu không, có những vấn đề tiềm ẩn sẽ được tích tụ lại, rồi dần dần mở rộng ra thành các vấn đề không thể giải quyết được và xóa sạch mọi thứ trong tổ chức vào một thời điểm không thích hợp. Để phục hồi hệ thống thì sẽ mất nhiều thời gian và tiền bạc.

05_trien_khai_ho_tro_qlvb_2s

1. Tổ chức bộ phận hỗ trợ hệ thống ECM


Bộ phận hỗ trợ cho hệ thống ECM là một phần của bộ phận hỗ trợ chung trong tổ chức. Việc hỗ trợ và bảo trì phần mềm, phần cứng của hệ thống ECM thường được giao cho các chuyên gia CNTT. Người quản trị hệ thống ECM có thể nằm trong bộ phận này. Để giảm bớt rủi ro và nâng cao hiệu quả làm việc của người quản trị, nên tổ chức công việc 2 ca, khi mà trong giờ làm việc, 2 nhân viên có thể chia sẻ các vấn đề công việc và cùng nhau giải quyết.

2. Các hoạt động chính của bộ phận hỗ trợ

Thường thì người quản trị hệ thống ECM mất nhiều thời gian (đặc biệt là trong thời gian đầu vận hành) để tư vấn cho người sử dụng, những người thường ít khi đọc sách hướng dẫn. Nên sắp xếp tài liệu hướng dẫn ở những nơi dễ tiếp cận (trên cổng thông tin hoặc ở chính trong hệ thống ECM ở phần trợ giúp), còn người quản trị hệ thống nên tập trung vào việc soạn thảo và gửi thông báo chung định kỳ cho tất cả người sử dụng về việc cần làm trước khi bắt tay vào sử dụng hệ thống, đó là đọc qua tài liệu hướng dẫn sử dụng.

Những nhân viên bộ phận CNTT làm nhiệm vụ hỗ trợ hệ thống và quản trị mạng thường phải nói chuyện với những người sử dụng vì những vấn đề nhỏ nhất (máy in làm việc không đúng cách!). Họ cần có một mô-đun riêng trong hệ thống (Help Desk) để tập hợp tất cả các vấn đề của người sử dụng, sau đó sắp xếp thức tự theo mức độ quan trọng và lập ra danh sách các lời khuyên cho những vấn đề thường gặp mà sau này sẽ đưa vào tài liệu hướng dẫn. Sau đó gửi tin phát tán cho những người sử dụng về cách tìm kiếm các câu trả lời cho các vấn đề và câu hỏi thường gặp của người sử dụng hệ thống, và đào tạo cho người lao động để họ chỉ liên hệ với bộ phận hỗ trợ sau khi không tìm thấy giải đáp sẵn có cho vấn đề nảy sinh.

3. Kết nối hệ thống ECM với hệ thống thông tin của tổ chức

Cùng với thời gian (đôi khi là trong quá trình triển khai, và hiếm khi – trước lúc mua phần mềm), lãnh đạo tổ chức nảy sinh ra ý tưởng hấp dẫn (thường là do bị ảnh hưởng bởi các quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng hoặc qua Internet) về việc đưa hệ thống ECM hòa đồng với hệ thống chung của tổ chức. Rất muốn sao để các chứng từ trong chương trình kế toán hoặc hệ thống thương mại có thể “tự động” chuyển sang hệ thống ECM một cách tức thời và ngược lại. Từ thế kỷ trước, người ta đã nói rằng, trong thế kỷ mới, máy móc (robot) sẽ thay thế con người trong việc sản xuất và quản lý. Nhưng đã đến thế kỷ 21, con người vẫn còn làm việc với văn bản như trước đây. Tạm thời thì ngoài con người ra không gì có thể làm tốt hơn được việc phân loại dữ liệu, chuyển dữ liệu đến nơi cần thiết và với cách cần thiết. Để có thể mô phỏng các công việc bằng máy tính (như là một phần của hệ thống thông tin), cần phải có nhiều năm làm việc của hàng chục lập trình viên để chuyển đổi các thuật toán hành vi của con người thành mã máy, sau đó gửi đến các thiết bị ngoại vi mà sẽ thay thế con người để nhìn, đọc, viết, nói… Nhưng tất cả những điều này có giá trị gì không, khi trong quá trình sản xuất chỉ cần một thay đổi nhỏ hoặc có một tình huống xử lý văn bản bị bỏ sót bởi người lập trình thì toàn bộ quy trình sẽ bị ngưng trệ?

Có một luận điểm nữa mà trong thực tế trên thế giới đã cho thấy: trong một cỗ máy càng có ít chi tiết thì nó càng làm việc tốt và ổn định. Vì vậy, trước khi đưa ra quyết định về việc đưa hệ thống ECM hợp nhất vào hệ thống lớn thì ban lãnh đạo tổ chức nên cần có tư vấn với các chuyên gia kỹ thuật và kinh tế, xem có đáng hay không. Có thể, có phương án thay thế là trên cơ sở cấu trúc sẵn có và hệ thống ECM, đầu tiên cần mô tả lại hoạt động của tổ chức, sau đó là tái cấu trúc, triển khai hệ thống quản lý chất lượng để nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực (bao gồm nhân lực). Những công việc như trên sẽ đem lại nhiều lợi ích hơn và nhanh chóng đạt được nhiều hiệu quả kinh tế. 

4. Triển vọng phát triển của hệ thống ECM

Trong vài chục năm nữa, chắc cũng sẽ không có những thay đổi đáng kể nào trong xã hội để bắt con người phải từ bỏ việc sử dụng văn bản trong các lĩnh vực hoạt động khác nhau, nhất là trong lĩnh vực tài chính. Ngoài việc hợp nhất và tích hợp với các hệ thống khác như đã nói ở trên, có thể đưa ra 2 hướng phát triển chính: chuyển sang công việc không giấy tờ và triển khai công cụ kỹ thuật mới để tạo, tiếp nhận và xử lý thông tin. 

Công nghệ làm việc không giấy tờ hoàn toàn có thể thực thi được ở mức độ phát triển kỹ thuật hiện nay: máy tính bảng và tất cả các thiết bị di động cho phép tạo ra và trao đổi thông tin ở mức độ thuận tiện bất kỳ, còn việc giao tiếp thì sử dụng các kênh liên lạc hiện có. Ngày nay, việc trang bị các thiết bị di động cho một ngân hàng tầm trung không đắt hơn việc cập nhật hệ thống máy tính mà thường được tiến hành 3 năm một lần. Nhưng phần mềm cho các thiết bị di động thì thường tụt hậu so với khả năng của phần cứng. Sau một vài năm nữa, khi các gói phần mềm sẽ phong phú hơn (giống như đối với các máy tính để bàn) thì có thể bắt tay phát triển hệ thống ECM trên cơ sở thiết bị di động. 

Các thiết bị mới để tiếp nhận và xử lý văn bản được hiểu là triển khai trên các công nghệ mở hoặc tiên tiến trong lĩnh vực quét ảnh, nhận dạng và xử lý thông tin. Các thiết bị này bao gồm:

  • các thiết bị sinh trắc học kiểm soát truy cập, nhận thực cá nhân; 
  • máy quét chuyển động của con người (điều khiển máy tính bằng những cử chỉ, nét mặt và chuyển động của mắt) 
  • thiết bị ghi nhận, tái tạo thông tin giọng nói (điều khiển máy tính bằng giọng nói, chuyển đổi thông tin giọng nói thành văn bản và xử lý tiếp theo để gửi đi); 
  • các thiết bị ghi và lưu trữ thông tin nhỏ gọn.

Những người tích cực (cả lãnh đạo và nhân viên) trong tổ chức tài chính vẫn còn có nhiều việc cần làm trong mười hay hai mươi năm tới đây, khi các nhà bác học và chuyên gia công nghệ còn chưa nghĩ ra những cái gì khác để có thể thay thế cho tiền, giấy, quan hệ xã hội, cũng như để thay đổi hoàn toàn lối sống của con người.

Description: _Tác giả: ThS. Trần Quang Huy (Công ty 1VS - www.1vs.vn), TS. Phạm Thanh Thủy (Học viện Ngân hàng).



Tin tức khác


Báo chí viết về 1VS
25/12/2015
Giải đáp vướng mắc trong lập Báo cáo tài chính năm 2015:

"Nội dung chính của sự kiện là tập trung hướng dẫn rà soát từng tài khoản trước khi lập báo cáo tài chính, chỉ ra những điểm cần lưu ý, hay sai sót, và những rủi ro về thuế khi lập báo cáo tài chính năm 2015. Trong đó, có nêu rõ những khác biệt giữa các đơn vị thực hiện theo quyết định 48 và thông tư 200".

10/08/2015
Ứng dụng dịch vụ đám mây cho các giải pháp kế toán và quản lý 1C - Đài Truyền hình Kỹ thuật số VTC (VTC1):
Điện toán đám mây là xu thế tất yếu của nền công nghệ hiện đại. Với việc đưa lên mây nhiều giải pháp như kế toán, bán hàng, quản lý tổng thể doanh nghiệp... dịch vụ đám mây của 1C được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để tự động hóa công tác quản lý trong nhiều lĩnh vực. 
01/06/2015
Phần mềm kế toán 1C: Một dữ liệu cho hàng trăm khách hàng - Báo Tài chính điện tử:
"... Thứ nhất, đám mây 1C của chúng tôi sử dụng cơ chế chia tách dữ liệu Multitenancy. Với cơ chế này, 1VS chỉ cần quản lý 1 dữ liệu phần mềm duy nhất dùng chung cho hàng trăm, hàng nghìn khách hàng của mình. Trong đó, có chia tách thành các vùng dữ liệu riêng của mỗi khách hàng, đảm bảo tính riêng tư của từng vùng dữ liệu. Nhờ công nghệ này, chúng tôi giảm được tới mức tối thiểu về thời gian, công sức và chi phí cho việc bảo trì sản phẩm trong đám mây.".