Mua hàng:0983715689 Diễn đàn   Đặt câu hỏi
Hỗ trợ sử dụng Tư vấn mua hàng
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Phản hồi, ý kiến góp ý của bạn với 1VS Phản hồi - góp ý
Hotline:(0988-721-127)
(04) 3514-85-50
(04) 3514-85-51
(04) 3514-84-30
Ý kiến nhận xét

Chị Trần Thị Lâm - Kế toán - Công ty cổ phần Tập đoàn Thái An

"...Lúc bắt đầu sử dụng, bên mình cũng gặp nhiều khó khăn vì chưa quen với phần mềm mới. Tuy nhiên khi đã hiểu các nguyên tắc làm việc của 1C thì mình nhận thấy đây là công cụ đắc lực cho người sử dụng trong việc việc kiểm tra, kiểm soát và đưa ra báo cáo giúp đơn giản hóa công việc của mình...".

Anh Trần Quang Thiện - Chủ Nhà sách cô Hường

"... Mình đặc biệt ưa dùng tính năng tổ chức danh mục phân cấp không giới hạn của phần mềm: hàng hóa và khách hàng được ghi nhận theo từng nhóm nhỏ. Điều này không chỉ hỗ đắc lực cho thu ngân bán hàng chính xác và nhanh chóng mà còn rất tiện dụng khi thiết lập và quản lý các chương trình khuyến mại, chiết khấu cho từng nhóm khách hàng theo một hoặc nhiều nhóm sản phẩm...".

1C:Quản lý tổng thể (ARM)


Đăng ký nhận bài viết

  1. Bạn đang dùng giải pháp 1C nào?
    1. 1C:KẾ TOÁN 8
      1181 (98.83%)
    2. 1C:Bán lẻ 8
      305 (25.52%)
    3. 1C:Quản lý thương mại
      140 (11.72%)
    4. 1C:Quản lý tổng thể (ARM)
      93 (7.78%)
    5. 1C:Quản lý văn bản (ECM)
      72 (6.03%)
    6. 1C:Hóa đơn
      67 (5.61%)
    7. 1C:Hiệu thuốc
      54 (4.52%)
    8. 1C:Cửa hàng điện máy
      52 (4.35%)
    9. 1C:Nhà hàng
      47 (3.93%)

Thông tin công nghệ, giải pháp

Đơn giản hóa quy trình thống nhất hợp đồng bằng hệ thống quản lý văn bản điện tử
05/01/2014 - Số lần đọc: 4028
Tổ chức công việc liên quan đến hợp đồng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công ty. Quá trình này không chỉ bao gồm việc phê duyệt và ký kết hợp đồng, mà còn là sửa đổi, kiểm soát việc tuân thủ các điều kiện và theo dõi của tất cả các văn bản liên quan. Có thể làm các quá trình này nhanh hơn và minh bạch hơn bằng cách áp dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử (ECM – Enterprise Content Management).

Việc tạo, thống nhất và thực hiện hợp đồng trong một công ty lớn là một quá trình mất nhiều thời gian và công sức, đòi hỏi cần có sự kết hợp các hoạt động của nhiều nhân viên từ các phòng ban khác nhau. Để đơn giản hóa và tối ưu hóa các quá trình này, có thể, ví dụ, bằng sự trợ giúp của hệ thống quản lý văn bản điện tử hiện đại. Khi thiết lập đúng, hệ thống sẽ giúp cho quá trình thống nhất hợp đồng trở nên đơn giản và rõ ràng ngay cả đối với người sử dụng bình thường nhờ có các công cụ kỹ thuật để thuận tiện làm việc với văn bản.


Xây dựng dự thảo hợp đồng

Ở giai đoạn này, người quản lý (người khởi tạo) hợp đồng tiến hành điền thông tin vào thẻ hợp đồng (hoặc phụ lục bổ sung cho hợp đồng), gắn kèm các tập tin dự thảo hợp đồng của mình và khởi tạo quy trình thống nhất. Nhiệm vụ của hệ thống ECM là cung cấp giao diện làm việc thuận tiện cùng với các trường dữ liệu cần và đủ để xác định lộ trình thống nhất hợp đồng và tìm kiếm sau này. Nếu có thể, các trường dữ liệu này nên được chọn ra từ các danh mục tương ứng. Thông tin trong các danh mục này có thể nhập trực tiếp vào ECM hoặc kết nhập vào từ hệ thống thông tin khác.

Đối với các dạng văn bản thường dùng, hệ thống có thể lưu một bộ mẫu để sao cho có thể sử dụng ngay khi tạo hợp đồng mới và chỉ sửa một phần nhất định trên văn bản. Tiếp theo, các mẫu chuẩn này sẽ giúp tiết kiệm thời gian trong lộ trình thống nhất hợp đồng bằng cách bỏ qua các bước hoặc bộ phận không cần thiết. Trong một số trường hợp, có thể tùy chỉnh các thẻ hợp đồng như là một công cụ xây dựng nội dung văn bản. Người khởi tạo lựa chọn kiểu hợp đồng và các tham số điều kiện cần thiết, sau đó, hệ thống sẽ tự động tạo ra nội dung hợp đồng theo đúng khuôn mẫu và các giá trị đã chọn.

Ở giai đoạn này, cần chú trọng đến danh mục đối tác của công ty. Thường thì DMS là hệ thống đầu tiên trong công ty nhập các thông tin đối tác, bởi vậy hệ thống cần có danh mục đối tác và lưu trữ các thông tin giấy tờ hiện thời của họ để có thể xác thực mức độ tin cậy về các thông tin này.

Trong nhiều trường hợp, khi tạo ra một thỏa thuận bổ sung cho hợp đồng hiện có, hệ thống DMS cần có các chức năng như lưu tham chiếu đến hợp đồng chính, cách đánh số thứ tự của thỏa thuận bổ sung, thay đổi các tham số nhất định mà liên quan đến thỏa thuận đã ký (thời hạn, số tiền), giảm hạn mức số tiền của hợp đồng…

Thống nhất văn bản

Một chức năng quan trọng của hệ thống ECM ở giai đoạn này là tự động tính toán lộ trình thống nhất văn bản. Người sử dụng không cần phải liên tục theo dõi những thay đổi trong quy trình thống nhất hợp đồng. Hệ thống sẽ tự động chọn ra đúng thành phần và thứ tự phù hợp giữa các bộ phận hoặc giữa các nhân viên theo như quy định hiện hành trong công ty. Hệ thống DMS thực hiện điều này bằng cách tùy chỉnh "ma trận xác thực ý kiến thống nhất". Đây là một danh mục đặc biệt được dùng để lộ trình hóa việc thống nhất hợp đồng dựa trên các dấu hiệu hợp đồng (loại hợp đồng, giá trị hợp đồng, kiểu đối tác).

Khi thống nhất văn bản giấy hoặc thống nhất "thủ công" theo E-mail, thông thường, thủ tục xem xét hợp đồng và thu thập thông tin được thực hiện theo trình tự nối tiếp. Khi thống nhất hợp đồng như vậy, thời hạn xem xét văn bản được tính bẳng tổng thời hạn xem xét của tất cả những người tham gia thống nhất. Hệ thống ECM có thể trợ giúp để giảm bớt thời hạn bằng cách tổ chức quy trình thống nhất song song, hoặc kết hợp giữa song song và nối tiếp. Sau khi tạo văn bản tại bộ phận khởi xướng, văn bản có thể được gửi đi đồng thời cho các bộ phận để thống nhất. Khoảng trách nhiệm của các bộ phận khác nhau thường không giao thoa với nhau và tất cả những người tham gia thống nhất đều xem xét hợp đồng một cách đồng thời. Như vậy, tổng thời hạn thu thập ý kiến được giảm xuống bằng thời gian thống nhất tại nút có thời lượng dài nhất.

Hơn nữa, trong sơ đồ song song, mỗi người tham gia thống nhất chỉ nhìn thấy phiên bản tài liệu Microsoft (hoặc Open Office) của mình. Anh ta có thể sửa đổi mà không làm ảnh hưởng đến những thành viên khác trong quá trình này. Sau khi hoàn thành việc thống nhất song song, nếu tài liệu đã có các ý kiến thì hệ thống DMS cho phép xem tất cả các phiên bản riêng biệt và phiên bản hợp nhất, nghĩa là bao gồm các thông tin của tất cả các sửa đổi trong một tài liệu chung. Lúc này, những thay đổi của người tham gia thống nhất sẽ được đánh dấu bằng các màu sắc khác nhau.

Một phương án làm việc chung khác với văn bản trong hệ thống ECM là cho phép sửa đổi trực tiếp trong văn bản chung. Người sử dụng sẽ nhìn thấy ngay những thay đổi trong hợp đồng của các đồng nghiệp. Tuy nhiên, trong cách làm này, tại một thời điểm thì chỉ có thể có một thành viên có thể sửa đổi văn bản.

Trong tất cả các phương án sửa đổi này đều cho phép tạo ra các ghi chú nằm ngoài văn bản: bằng cách ghi thêm các khối nội dung vào một nơi riêng, hoặc trong một tệp kèm theo văn bản. Hệ thống ECM có thể xác định khuôn dạng các ý kiến, ví dụ, liên quan đến từng điều kiện trong hợp đồng.

Để sao cho thành viên có thể thấy rõ là những ý kiến cá nhân được ghi nhận trong phiên bản cuối cùng của văn bản, trong hệ thống có tính năng so sánh các phiên bản của văn bản. Như vậy, có thể thấy rõ các khác biệt giữa phiên bản được đề xuất bởi thành viên này trong quá trình thống nhất ý kiến với phiên bản cuối cùng.

Chúng ta cũng nên đề cập đến các thủ tục thống nhất hợp đồng trong nội bộ phòng ban. Có thể xem xét ba phương án chính. Đầu tiên – văn bản được gửi cho người điều phối (phụ trách bộ phận), và người này chuyển công việc cho nhân viên chuyên trách về vấn đề này hoặc cho nhân viên đang còn rảnh rỗi thời gian. Phương án thứ hai – chuyển văn bản cho tất cả các nhân viên trong bộ phận. Nhân viên đầu tiên mà rảnh thời gian sẽ nhận lấy văn bản để xem, và những thành viên còn lại sẽ được tự động xóa bỏ khỏi danh sách. Phương án thứ ba – hệ thống ECM, dựa trên các quy tắc đã thiết lập sẵn, sẽ tự động xác định xem ai là người nhận tài liệu để giải quyết (theo nguyên tắc cân bằng công việc trong nội bộ phòng, hoặc theo dấu hiệu khu vực hoặc bất kỳ quy định khác).

Nếu trước đây tất cả các hợp đồng đã được gửi đi thống nhất cho một nhân viên cụ thể thì trong hệ thống ECM có thể có tính năng gửi tất cả các văn bản tương tự cho nhân viên này để xem xét và thống nhất. Trong trường hợp không có người chịu trách nhiệm tại chỗ làm việc (nghỉ phép, công tác, ốm đau) thì hệ thống ECM có cơ chế gửi cho người thay thế tạm thời.

Trong quá trình thống nhất, các thành viên có thể có khả năng đặt câu hỏi cho người khởi tạo văn bản hoặc các cho các thành viên khác, cũng như có thể đề nghị những nhân viên khác trong công ty cho thêm ý kiến về các tài liệu.

Nếu trong quá trình thống nhất mà có thêm các ý kiến nhận xét thì văn bản sẽ được hoàn trả lại để sửa đổi. Thông thường, việc này sẽ do người khởi tạo văn bản thực hiện. Trong một số trường hợp, chức năng này có thể được giao cho nhân viên thuộc bộ phận pháp chế. Ở giai đoạn này, hệ thống ECM có thể trợ giúp người sử dụng bằng cách in ra bảng ý kiến thống nhất, trong đó có tất cả các ý kiến nhận xét của các thành viên. Trong quá trình hoàn thiện tài liệu, hệ thống cũng cần có tính năng đặt câu hỏi trực tiếp giữa người khởi tạo và người nhận xét. Điều này giúp cho làm rõ ý kiến nhận xét bổ sung mà không cần thông qua vòng lặp thống nhất một lần nữa.

Sau khi hoàn thiện hợp đồng theo như các ý kiến nhận xét, đồng thời đã thống nhất với đối tác (việc này thường diễn ra bên ngoài hệ thống ECM), phiên bản mới của văn bản được gửi đi cho các thành viên trong hệ thống để thống nhất theo vòng lặp tiếp theo.

Có những tình huống, khi mà hợp đồng chạy nhiều vòng để lấy ý kiến thống nhất, nhưng vì lý do nào đó mà không thể lấy được ý kiến đồng thuận của tất cả các tất cả các thành viên trong đó. Trong trường hợp này, sau vòng lặp không thành công, hệ thống ECM có sẵn tính năng gửi hợp đồng đi phê duyệt và có kèm theo các ghi chú nhận xét, để sao cho lãnh đạo có thể đưa ra quyết định hợp lý.

Dùng thử

Phê duyệt và ký kết hợp đồng

Khi dự thảo hợp đồng được thống nhất (hoặc được gửi đi phê duyệt vào có kèm theo danh sách các ý kiến nhận xét), văn bản được xem xét và phê duyệt bởi một hoặc nhiều lãnh đạo. Thông thường, thủ tục này được thực hiện tuần tự. Ở giai đoạn này, vai trò quan trọng của hệ thống ECM là lập ra danh sách các ý kiến thống nhất trước đó. Và thường thì người quản lý không để ý đến toàn bộ lịch sử các ý kiến, mà thường chỉ xem các thông tin ở vòng thống nhất cuối cùng, khi mà trong đó có đầy đủ chứng thực của những người phụ trách các bộ phận (phòng ban).

Sau khi có được phê duyệt của lãnh đạo, cần có thủ tục ký và đóng dấu của công ty. Trong phương án truyền thống của hệ thống ECM, nhiệm vụ lấy chữ ký được giao cho bộ phận hành chính, văn thư hoặc trợ lý. Văn thư cần in bản cuối của hợp đồng, chuyển đi lấy chữ ký của lãnh đạo, đồng thời đánh dấu trong hệ thống ECM là đã ký (hoặc không ký) hợp đồng. Trước khi ký, hệ thống DMS gán số cho hợp đồng.

Ngay trước khi ký văn bản, dựa trên cơ sở phiên bản đã chính thức phê duyệt, hệ thống DMS có thể tạo ra tệp theo định dạng mà không cho phép sửa đổi (ví dụ, theo định dạng PDF), có thể chèn thêm các biểu tượng trên mặt chữ hoặc ở đầu trang hoặc cuối trang (ví dụ biểu tượng của công ty). Phương pháp này giúp giảm nguy cơ giả mạo hoặc sửa đổi tài liệu trái phép, cũng như để cho người ký có thể cảm thấy an tâm, rằng đã ký phiên bản cuối cùng của tài liệu.

Ở giai đoạn ký kết hợp đồng, trong hệ thống ECM cũng nên có chức năng kiểm tra thẩm quyền của người ký (kiểm tra giấy ủy quyền còn hiệu lực của người ký). Có vẻ như ở giai đoạn thống nhất hợp đồng này, hệ thống ECM nội bộ khó có thể làm được. Tuy nhiên, ở đây cũng có một số tính năng hữu ích nên có trong trong hệ thống ECM.

Thứ nhất, hệ thống ECM nhắc cho người có trách nhiệm (thông thường là người khởi tạo hợp đồng) về việc cần thiết phải nhận được bản hợp đồng đã ký từ phía đối tác. Khi làm việc với một số lượng lớn các hợp đồng do mình khởi tạo, điều này có thể trở thành một vấn đề thực sự.

Thứ hai, thường xuyên xuất hiện nhu cầu như sau: cần đảm bảo rằng đối tác đã ký đúng các tài liệu đã gửi, chứ không bị tráo đổi các trang hoặc có thêm các thay đổi trong đó. Để so sánh như vậy, có thể thiết lập hệ thống ECM tích hợp với chương trình nhận dạng hình ảnh. Thủ tục này sẽ yêu cầu nhân viên tiến hành quét tài liệu và đảm bảo tính xác thực của hợp đồng đã ký. Hệ thống tự động nhận dạng ảnh quét và so sánh với văn bản gốc (không so sánh định dạng) và chỉ ra các khác biệt.

Và cuối cùng, có thể nhắc đến về các hệ thống khai báo thuế, khai báo hải quan trực tuyến và hóa đơn điện tử. Đây là các hệ thống mới được phát triển trong thời gian gần đây ở Việt Nam và đang dần được phổ biển trong hoạt động của các doanh nghiệp. Việc tích hợp với hệ thống này cho phép trao đổi văn bản điện tử với các cơ quan chức năng và các đối tác khác mà không cần có phiên bản giấy. Trong trường hợp này, các văn bản có thể được ký và gửi đi cho các đối tác bằng một nút bấm. Tiếp theo, hệ thống ECM sẽ tự động theo dõi các phản hồi từ phía đối tác.

Hợp đồng sau ký được ký bởi các bên sẽ được chuyển đi đăng ký. Đây là bước kiểm tra cuối cùng về tất cả các thuộc tính trên thẻ hợp đồng và ghi nhận trạng thái "Đã đăng ký". Ở giai đoạn này, cũng có thể bao gồm việc quét các tài liệu và sắp xếp vào hệ thống ECM (nếu như trước đây chưa thực hiện việc quét ảnh và kiểm tra tính gốc của văn bản).

Khi sắp xếp hợp đồng để bảo quản, trong hệ thống ECM có lưu lại thống tin về nơi cất giữ. Khi trong công ty có một khối lượng lớn các tài liệu thì trong giai đoạn này nên gán mã vạch (Barcode) cho tài liệu để sau này hệ thống có thể tức thời nhận dạng bản giấy và chọn đúng văn bản cần tìm.

Các ưu việt khác của hệ thống ECM

Bằng các cơ chế tích hợp, hệ thống ECM có thể tạo ra hợp đồng trong chương trình kế toán, điền các thuộc tính cần thiết và lưu tham chiếu đến thẻ hợp đồng trong hệ thống DMS, và như vậy có thể xem bản quét ảnh của hợp đồng ngay từ chương trình kế toán. Trong hệ thống DMS cũng có thể tiến hành việc kiểm soát thanh toán theo hợp đồng bằng cách tải các dữ liệu về từ chương trình kế toán và lưu tất cả các chứng từ kế toán gốc liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.

Khi tự động hóa quy trình thống nhất hợp đồng, bên cạnh những tiện ích rõ rệt như làm việc chung với văn bản, hệ thống ECM còn làm cho quy trình trở nên rõ ràng và minh bạch hơn cho nhân viên và người quản lý. Từ hệ thống ECM, luôn có thể xác định xem văn bản thường hay "mắc kẹt" ở giai đoạn nào, ai là người thường xuyên vi phạm thời hạn thống nhất văn bản, và từ đó có thể đưa ra các biện pháp thích hợp.

Cơ chế nhắc việc trong hệ thống ECM luôn thường xuyên gửi đi các thông báo cho các thành viên trong quy trình về các nhiệm vụ của họ, về việc vi phạm thời hạn và các sự kiện quan trọng khác bằng E-mail hoặc tin nhắn SMS. Bằng các chức năng hệ thống tìm kiếm, người dùng có thể tìm được để xem các tài liệu theo bất kỳ thuộc tính hoặc bộ thuộc tính của văn bản, cũng như theo nội dung của văn bản. Ngoài ra, hệ thống DMS còn có sẵn khả năng làm việc với nhiều dạng thiết bị di động: bằng giao diện Thin-client, Web-client, hộp thư E-mail, hoặc bằng các ứng dụng chuyên dụng trên các hệ điều hành dành cho các thiết bị di động khác nhau.

Với các công cụ báo cáo, hệ thống ECM cho phép theo đánh giá mức độ bận rộn và năng suất làm việc của nhân viên trong các bộ phận. Trên cơ sở các chỉ tiêu đó, có thể xây dựng kế hoạch thúc đẩy động lực làm tăng hiệu quả làm việc của nhân viên. Các thông tin thống kê trong hệ thống ECM cho phép xác định và loại bỏ những điểm nghẽn trong việc tổ chức quy trình thống nhất hợp đồng.

Như vậy, để xây dựng một giải pháp tự động hóa hoạt động hợp đồng, hệ thống ECM cần phải có khả năng linh động trong việc: tùy chỉnh giao diện, lô-gic nghiệp vụ của từng máy trạm cá nhân, các thẻ hợp đồng và danh mục, hoặc cung cấp các khả năng phát triển và sửa đổi chương trình hoặc các cấu phần chuyên dụng. Ngoài ra, cũng cần phải có khả năng thiết lập mô hình theo vai trò để kiểm soát truy cập đến từng phần dữ liệu như thẻ văn bản, các thuộc tính văn bản, các thư mục hoặc các tệp tin. Bên cạnh đó, cần phải có phân hệ quản lý và tùy chỉnh quy trình nghiệp vụ đủ mạnh và mềm dẻo để thiết lập lộ trình các văn bản, cũng như cần có hệ thống tìm kiếm: theo thuộc tính văn bản và theo nội dung văn bản trong các tệp đính kèm.

Ngoài ra, với việc quản lý hợp đồng, hệ thống ECM cần có: cơ chế xây dựng báo cáo kiểm tra đơn giản, cũng như các báo cáo thống kê phức tạp; tính năng sẵn có (hoặc một tập hợp các thư viện) để làm việc với các văn bản theo định dạng MS Word, Open Office: so sánh, hợp nhất, bật/tắt chế độ kiểm tra chính tả; nhiều tính năng khác để kết nối với hệ thống ngoài và giao diện lập trình mở (API). Cũng nên có khả năng tùy chỉnh truy cập đến một văn bản trong hệ thống theo đường dẫn liên kết từ bên ngoài (nếu có quyền truy cập tương ứng) và khả năng làm việc với các các thiết bị di động, và tốt nhất là ở chế độ ngoại tuyến (Offline).

Tính năng chương trình 1C:Quản lý văn bản (ECM)



 





Tin tức khác


Báo chí viết về 1VS
25/12/2015
Giải đáp vướng mắc trong lập Báo cáo tài chính năm 2015:

"Nội dung chính của sự kiện là tập trung hướng dẫn rà soát từng tài khoản trước khi lập báo cáo tài chính, chỉ ra những điểm cần lưu ý, hay sai sót, và những rủi ro về thuế khi lập báo cáo tài chính năm 2015. Trong đó, có nêu rõ những khác biệt giữa các đơn vị thực hiện theo quyết định 48 và thông tư 200".

10/08/2015
Ứng dụng dịch vụ đám mây cho các giải pháp kế toán và quản lý 1C - Đài Truyền hình Kỹ thuật số VTC (VTC1):
Điện toán đám mây là xu thế tất yếu của nền công nghệ hiện đại. Với việc đưa lên mây nhiều giải pháp như kế toán, bán hàng, quản lý tổng thể doanh nghiệp... dịch vụ đám mây của 1C được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để tự động hóa công tác quản lý trong nhiều lĩnh vực. 
01/06/2015
Phần mềm kế toán 1C: Một dữ liệu cho hàng trăm khách hàng - Báo Tài chính điện tử:
"... Thứ nhất, đám mây 1C của chúng tôi sử dụng cơ chế chia tách dữ liệu Multitenancy. Với cơ chế này, 1VS chỉ cần quản lý 1 dữ liệu phần mềm duy nhất dùng chung cho hàng trăm, hàng nghìn khách hàng của mình. Trong đó, có chia tách thành các vùng dữ liệu riêng của mỗi khách hàng, đảm bảo tính riêng tư của từng vùng dữ liệu. Nhờ công nghệ này, chúng tôi giảm được tới mức tối thiểu về thời gian, công sức và chi phí cho việc bảo trì sản phẩm trong đám mây.".