Mua hàng:0983715689 Diễn đàn   Đặt câu hỏi
Hỗ trợ sử dụng Tư vấn mua hàng
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Phản hồi, ý kiến góp ý của bạn với 1VS Phản hồi - góp ý
Hotline:(0988-721-127)
(04) 3514-85-50
(04) 3514-85-51
(04) 3514-84-30
Ý kiến nhận xét

Chị Trần Thị Lâm - Kế toán - Công ty cổ phần Tập đoàn Thái An

"...Lúc bắt đầu sử dụng, bên mình cũng gặp nhiều khó khăn vì chưa quen với phần mềm mới. Tuy nhiên khi đã hiểu các nguyên tắc làm việc của 1C thì mình nhận thấy đây là công cụ đắc lực cho người sử dụng trong việc việc kiểm tra, kiểm soát và đưa ra báo cáo giúp đơn giản hóa công việc của mình...".

Anh Trần Quang Thiện - Chủ Nhà sách cô Hường

"... Mình đặc biệt ưa dùng tính năng tổ chức danh mục phân cấp không giới hạn của phần mềm: hàng hóa và khách hàng được ghi nhận theo từng nhóm nhỏ. Điều này không chỉ hỗ đắc lực cho thu ngân bán hàng chính xác và nhanh chóng mà còn rất tiện dụng khi thiết lập và quản lý các chương trình khuyến mại, chiết khấu cho từng nhóm khách hàng theo một hoặc nhiều nhóm sản phẩm...".

1C:Quản lý tổng thể (ARM)


Đăng ký nhận bài viết

  1. Bạn đang dùng giải pháp 1C nào?
    1. 1C:KẾ TOÁN 8
      1181 (98.83%)
    2. 1C:Bán lẻ 8
      305 (25.52%)
    3. 1C:Quản lý thương mại
      140 (11.72%)
    4. 1C:Quản lý tổng thể (ARM)
      93 (7.78%)
    5. 1C:Quản lý văn bản (ECM)
      72 (6.03%)
    6. 1C:Hóa đơn
      67 (5.61%)
    7. 1C:Hiệu thuốc
      54 (4.52%)
    8. 1C:Cửa hàng điện máy
      52 (4.35%)
    9. 1C:Nhà hàng
      47 (3.93%)

Thông tin công nghệ, giải pháp

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS): công cụ đắc lực giúp quản lý chi nhánh một cách hiệu quả
04/11/2013 - Số lần đọc: 8491

Việc thành lập các chi nhánh luôn là bước đi tất yếu để phát triển các công ty lớn. Nhưng việc điều hành các doanh nghiệp không tập trung về mặt địa lý có những đặc thù riêng rất đa dạng về công nghệ và cơ cấu tổ chức hành chính. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS - Document Management System) cho phép tiết kiệm thời gian thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng, giúp giảm chi phí, giám sát và quản lý nhân viên hiệu quả hơn.

Việc thành lập các chi nhánh luôn là bước đi tất yếu để phát triển các công ty lớn. Nhưng việc điều hành các doanh nghiệp không tập trung về mặt địa lý có những đặc thù riêng rất đa dạng về công nghệ và cơ cấu tổ chức hành chính. Để toàn bộ các chi nhánh đều hoạt động thống nhất, ăn khớp với nhau thì các nhà lãnh đạo thậm chí phải thành lập hẳn một bộ phận chuyên trách với nhiệm vụ kiểm soát hoạt động của tất cả các chi nhánh. Không có nhiều người thấy được sự hữu ích các hệ thống phần mềm có chức năng thay thế hoặc hỗ trợ rất nhiều cho nhiệm vụ của bộ phận này, giúp họ theo dõi hiệu quả hoạt động của các chi nhánh trong công ty.

Nhiều nhân viên làm việc tại các chi nhánh hầu như không bao giờ tiếp xúc trực tiếp với cấp trên từ tổng công ty. Đây chính là nguyên nhân thường làm xảy ra các sai sót dẫn đến việc vi phạm các điều khoản hợp đồng kinh doanh, làm giảm chất lượng công việc, gây khó khăn cho việc kiểm soát. Để giải quyết những vấn đề này, các nhà quản lý có thể hợp nhất công nghệ trong toàn bộ doanh nghiệp, trong đó, mọi chi nhánh đều cùng sử dụng một tiêu chuẩn làm việc và một phương pháp quản lý nhân sự. Điều quan trọng nhất là phải vạch ra những tiêu chuẩn chung cho công ty, bao gồm các yếu tố thúc đẩy chất lượng làm việc, tính toán hiệu suất, tìm ra những yếu tố ưu điểm, nhược điểm. Xét về tổng thể, việc làm này sẽ đem lại sự gia tăng đáng kể cho hiệu quả làm việc của toàn bộ công ty.

Luân chuyển tài liệu

Không phải lúc nào cũng có thể xác định được, khi nào thì những tài liệu gửi đi sẽ được hồi đáp. Hệ thống DMS có thể theo dõi việc luân chuyển của tài liệu ngay lập tức và trong suốt thời gian sau đó. Việc soạn thảo các phiên bản điện tử của các tài liệu có thể thực hiện ngay trong hệ thống, các công cụ soạn thảo đã được tích hợp và sẵn sàng cho người sử dụng, bất kể họ đang làm việc ở đâu. Điều này cực kỳ hữu ích trong những trường hợp khi cần phải làm việc với các chuyên gia đang sống ở những thành phố khác, chẳng hạn như các nhà quản lý, các cố vấn. Ngoài ra, nó còn giúp tiết kiệm thời gian dành cho việc phê duyệt giấy tờ của lãnh đạo khi họ đang đi công tác hay đang nghỉ phép. Một ưu điểm nổi trội khác của DMS chính là người dùng sẽ tránh được rủi ro mất mát tài liệu. Hệ thống DMS vận hành cực kỳ linh hoạt, cho phép người sử dụng tự soạn thảo các văn bản theo mẫu, thiết lập lộ trình luân chuyển của tài liệu đó tùy thuộc vào quy định của công ty. Thậm chí đối với các bản giấy, hệ thống cũng có thể xác định được việc luân chuyển thực tế.

Không cần phải đề cập quá nhiều về tầm quan trọng của việc kiểm soát ngân sách trong mỗi công ty đối với các nhà lãnh đạo. Rõ ràng là ngay cả khi các chương trình kế toán đòi hỏi sự chú tâm và cẩn trọng, thì khi chúng ta đang nói tới những công ty lớn với nhiều chi nhánh, nghĩa là các chỉ số sẽ nhân lên hàng triệu lần. Công cụ hiện đại của hệ thống DMS không chỉ tạo ra các văn bản tài chính theo khuôn mẫu, mà còn trợ giúp phê duyệt cùng với các trưởng chi nhánh, kiểm soát số dư, tiến hành giám sát, theo dõi hiệu quả thực hiện. Bởi vậy, các nhà quản lý có thể ứng dụng tất cả những yếu tố và ý tưởng một cách tối đa, nếu như họ thấy đấy là những yếu tố quan trọng giúp xử lý các vấn đề.

Lưu trữ điện tử

Để có thể lưu trữ được toàn bộ tài liệu về tài chính cũng như các mảng khác, các doanh nghiệp lớn thường phải sử dụng nhiều hơn một căn phòng. Ngay cả khi các tài liệu được sắp đặt cực kì hợp lý thì việc tìm kiếm một tài liệu cần thiết nào đó trong các phòng lưu trữ truyền thống như vậy là cực kỳ khó khăn. Để công việc tìm kiếm tài liệu trở nên nhanh chóng, hiệu quả; và mọi nhân viên của các chi nhánh đều có thể truy cập được thì các công ty có thể tạo lập hệ thống lưu trữ điện tử (RMS - Records Management System). Ưu điểm lớn nhất của hệ thống RMS là đẩy nhanh quá trình tìm kiếm và chuyển giao tài liệu, ngoài ra, hệ thống này còn giúp ngăn chặn việc mất mát tài liệu. Và nhờ sự phân quyền truy cập mà sự an toàn của các thông tin sẽ luôn được đảm bảo.

Rất nhiều tài liệu phải có cùng một khuôn mẫu, nhưng đôi khi các nhân viên cố gắng để tạo lập những mẫu của riêng họ, và dẫn đến sự xung đột với hệ thống chung. Điều quan trọng là làm sao để tất cả các chi nhánh đều có chung một tiếng nói. Khi trong công ty đã xây dựng được hệ thống DMS thì có thể giảm thiểu được các sai sót có thể xảy ra, hạn chế được việc sử dụng sai các khuôn mẫu hoặc không thích, bởi vì hệ thống đã được tích hợp tất cả các mẫu cần thiết. Ngoài ra, sự đa năng của hệ thống giúp tiết kiệm thời gian tạo lập và xử lý tài liệu. Mỗi một loại tài liệu sẽ được thiết lập lộ trình luân chuyển riêng trong nội bộ công ty. Bởi vậy, để giảm thiểu các sai sót do sự mất tập trung, mệt mỏi, hay tính đãng trí – tất cả sẽ được đảm nhiệm bởi hệ thống DMS.

Thích ứng với công việc cho các nhân viên mới

Để có thể thích ứng với môi trường làm việc mới, các chức trách, làm quen với đồng nghiệp, các nhân viên mới thường phải mất khoảng từ 1 đến 6 tháng, tùy thuộc vào tuổi tác, kinh nghiệm và cấp bậc mà họ đảm nhiệm. Đôi khi áp lực này trở nên quá sức đối với họ, đến nỗi nhiều người phải từ chức, vì không thể thích ứng với môi trường làm việc mới. Những đợt cải tổ nhân sự của công ty thường diễn ra không mấy dễ chịu. Những nhân viên thử việc không thể nhận thức hết được đặc thù công việc, các quy tắc làm việc, các mối quan hệ với đối tác, với khách hàng. Khi đề cập đến việc thành lập một chi nhánh mới, công ty không có đội ngũ nhân viên đủ thẩm quyền để trở thành cố vấn tuyển dụng. Hệ thống DMS có thể giảm thiểu những bất tiện, giúp tiết kiệm thời gian thích ứng với công việc cho những nhân viên mới chỉ trong khoảng vài tuần, bởi vì DMS đã được tích hợp tất cả các thông tin, các bản mô tả quy trình nghiệp vụ. Giám sát viên chỉ cần phải truyền đạt một lần duy nhất về các nguyên tắc hoạt động và sau đó theo dõi hoạt động của nhân viên thông qua hệ thống giám sát nội bộ.

Sự chuyển đổi sang sử dụng tài liệu "không giấy" của các công ty đã giúp tiết kiệm đáng kể mọi chi phí, đó là chi phí mua giấy, chi phí in ấn và chi phí cho thư giao dịch. Còn trong các công ty nhiều chi nhánh, phần lớn giấy tờ quay vòng trong nội bộ công ty đòi hỏi tiêu tốn nhiều thời gian và chi phí vật chất lớn. Và ngay khi các công ty đó bắt đầu sử dụng hệ thống DMS, những chi phí nói trên sẽ ngay lập tức được giảm xuống.

Trong số các giải pháp DMS lớn trên giới, có thể kể đến: EMC Documentum, IBM FileNet Content Manager, IBM Lotus Notes, OPTIMA-Workflow, Microsoft Sharepoint, ATG Dynamo, "1C:Document Management" và một số giải pháp khác. 

Hiện tại, giải pháp "1C:Document Management" (LB Nga) đã được Việt hóa bởi công ty 1VS và có tên thương mại là "1C:Quản lý văn bản (ECM)". Đây cũng là một trong số ít các giải pháp nước ngoài đã được Việt hóa hoàn toàn.

- Tổng hợp: Quỳnh Mai -



Tin tức khác


Báo chí viết về 1VS
25/12/2015
Giải đáp vướng mắc trong lập Báo cáo tài chính năm 2015:

"Nội dung chính của sự kiện là tập trung hướng dẫn rà soát từng tài khoản trước khi lập báo cáo tài chính, chỉ ra những điểm cần lưu ý, hay sai sót, và những rủi ro về thuế khi lập báo cáo tài chính năm 2015. Trong đó, có nêu rõ những khác biệt giữa các đơn vị thực hiện theo quyết định 48 và thông tư 200".

10/08/2015
Ứng dụng dịch vụ đám mây cho các giải pháp kế toán và quản lý 1C - Đài Truyền hình Kỹ thuật số VTC (VTC1):
Điện toán đám mây là xu thế tất yếu của nền công nghệ hiện đại. Với việc đưa lên mây nhiều giải pháp như kế toán, bán hàng, quản lý tổng thể doanh nghiệp... dịch vụ đám mây của 1C được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để tự động hóa công tác quản lý trong nhiều lĩnh vực. 
01/06/2015
Phần mềm kế toán 1C: Một dữ liệu cho hàng trăm khách hàng - Báo Tài chính điện tử:
"... Thứ nhất, đám mây 1C của chúng tôi sử dụng cơ chế chia tách dữ liệu Multitenancy. Với cơ chế này, 1VS chỉ cần quản lý 1 dữ liệu phần mềm duy nhất dùng chung cho hàng trăm, hàng nghìn khách hàng của mình. Trong đó, có chia tách thành các vùng dữ liệu riêng của mỗi khách hàng, đảm bảo tính riêng tư của từng vùng dữ liệu. Nhờ công nghệ này, chúng tôi giảm được tới mức tối thiểu về thời gian, công sức và chi phí cho việc bảo trì sản phẩm trong đám mây.".