Phần mềm "1C:Quản lý văn bản" là giải pháp để tự động hóa việc quản lý văn bản trên nền tảng công nghệ mới «1C:DOANH NGHIỆP 8.2». Giải pháp này định hướng tới các doanh nghiệp cũng như tới các tổ chức và cơ quan hành chính sự nghiệp với các chức năng chủ yếu sau đây: quản lý hồ sơ, quản lý văn bản, phối hợp công việc và tìm kiếm dữ liệu.
Giải pháp có tính đa năng và có thể dễ dàng tùy chỉnh và tùy ứng theo từng đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và cơ quan hành chính sự nghiệp, phù hợp với các quy định và tiêu chuẩn Việt Nam về công tác văn thư và quản lý văn bản như: Nghị định số 110/2004/QĐ-VPCP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư; Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-2002 về Văn bản quản lý Nhà nước; Nghị định số 111/2004/QĐ-VPCP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về Công tác Lưu trữ; Quyết định số 25/2006/QĐ-BTM về qui chế sử dụng chữ ký số của Bộ Thương mại; Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/03/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng…
Các chức năng chính của phần mềm "1C:Quản lý văn bản" được mô tả trên hình 1. Và một số khả năng chính được mô tả trên hình 2 dưới đây.
Phần mềm "1C:Quản lý văn bản" định hướng tới công việc nhiều người sử dụng trong môi trường mạng cục bộ hoặc thông qua Internet, trong đó bao gồm cả trình duyệt Web. Kiến trúc phần mềm "1C:Quản lý văn bản" được mô tả trên hình 3.
Các chức năng cơ bản của phần mềm «1C:Quản lý văn bản» có thể được mô tả vắn tắt như sau.
1.1.Quản lý văn bản nội bộ
Danh mục Văn bản nội bộ được dùng để lưu văn bản tra cứu và quyết định nội bộ có ý nghĩa chính thức. Ví dụ như các quyết định theo hoạt động chính trong nội bộ tổ chức, các hồ sơ quản lý nhân sự, các ghi chép công việc và các dạng văn bản khác…
Tất cả các văn bản nội bộ được lưu trong cấu trúc thư mục để dễ dàng quản lý cũng như phân quyền truy cập tới nó. Cấu trúc thư mục của văn bản nội bộ được tổ chức theo cấu trúc doanh nghiệp hoặc theo dạng văn bản.
Trạng thái văn bản nội bộ được thiết lập thủ công hoặc tự động bằng quy trình nghiệp vụ. Quyền truy cập đến văn bản nội bộ được đặt theo thư mục hoặc theo dạng văn bản. Việc hạn chế truy cập theo dạng văn bản chỉ cho phép một số người sử dụng có quyền truy cập đến dạng văn bản được phép. Quyền truy cập theo dạng văn bản được tùy chỉnh thông qua nhóm người sử dụng.
1.2. Quản lý văn bản đến và văn bản đi
Nguyên tắc theo dõi văn bản đến và văn bản đi trong phần mềm phù hợp với luật pháp hiện hành, thực tế áp dụng quản lý hồ sơ văn bản của thế giới và trong nước. Phần mềm có sẵn khả năng đăng ký văn bản đến như là từ pháp nhân hoặc cá nhân.
Văn bản đến và văn bản đi được tự động gắn kết vào thành chuỗi. Lịch sử tất cả việc trao đổi thư tín được mở ra từ thẻ thư tín, văn bản đến hoặc văn bản đi.
1.3. Liên kết với thư điện tử (E-mail)
Phần mềm cho phép kết nhập các văn bản đến và các văn bản nội bộ từ hộp thư điện tử, cho phép tự động gắn kết với người nhận thư tín theo địa chỉ hộp thư và cho phép kết nhập tất cả các tệp đính kèm.
Phần mềm hỗ trợ việc gửi văn bản và tệp bất kỳ bằng hộp thư điện tử. Khi gửi văn bản đến và văn bản đi, địa chỉ người nhận được tự động chèn từ địa chỉ của người liên hệ tương ứng.
1.4. Quản lý các tệp
Việc tự động hóa công việc với các tệp thông thường được phát sinh trong quá trình làm việc hàng ngày của tổ chức, doanh nghiệp. Tất cả các tệp được lưu trong cơ sở dữ liệu hoặc trong các quyển (tập) trên đĩa và được sao chép vào máy tính cục bộ, cho phép người sử dụng xem hoặc soạn thảo theo yêu cầu cụ thể của công việc hàng ngày. Phần mềm "1C:Quản lý văn bản" hỗ trợ làm việc với tệp bất kỳ bằng cách sử dụng các chương trình ứng dụng được cài đặt trên máy tính và tương thích với kiểu tệp tương ứng.
Việc lưu trữ tệp được tổ chức dưới dạng cây thư mục. Việc xây dựng cấu trúc thư mục tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng tôt chức. Ví dụ như có thể xây dựng cây thư mục theo cấu trúc của tổ chức, hoặc theo loại tệp được lưu trữ hoặc theo mức tuy cập (chung hoặc riêng).
Quyền truy cập tới tệp và thư mục được thiết lập cho từng thư mục cho từng người sử dụng và cho nhóm người sử sụng. Quyền của các thư mục mức trong được kế thừa từ các mức trên nó.
Việc kết nhập các tệp vào cơ sở thông tin có thể được thực hiện bằng nhiều cách:
- chuyển tệp và thư mục bằng cách kéo và thả chuột (Drag&Drop),
- thực hiện lệnh Kết nhập thư mục,
- thực hiện lệnh Kết nhập tệp,
- tạo mới tệp và lựa chọn một trong các lệnh Từ tệp hoặc Từ máy quét.
Các phiên bản của tệp được tự động lưu khi kết nhập các tệp đã thay đổi vào Server. Chúng ta luôn có thể thiết lập quyền tác giả và ngày tạo phiên bản. Mỗi phiên bản đều có mô tả vắn tắt các thay đổi trong đó. Phần mềm có hỗ trợ việc so sánh các phiên bản đối với các tệp theo định dạng TXT, HTML, RTF, ODT, DOC.
1.5. Quản lý hồ sơ văn bản giấy
Danh mục hồ sơ chứa danh sách hồ sơ đã được duyệt bởi người lãnh đạo của tổ chức bao gồm mã hiệu, thể loại, thời hạn lưu, danh sách các điều khoản, dấu hiệu của hội đồng xác định giá trị tài liệu. Danh mục danh sách hồ sơ được tiến hành theo người chịu trách nhiệm về thông tin tra cứu.
Phần mềm có tính năng in danh sách hồ sơ để người lãnh đạo doanh nghiệp ký tên và đóng dấu vào bản in. và cho phép chuyển danh mục hồ sơ sang năm sau.
Mục Hồ sơ (quyển) chứa danh sách hồ sơ tương ứng với danh sách hồ sơ đã được duyệt, được quản lý bởi người được phân công và có sẵn tất cả các mẫu in cần thiết.
Nhật ký chuyển giao văn bản chứa thông tin về việc chuyển giao văn bản giấy hoặc bản sao cho nhân viên và việc hoàn trả văn bản đã giao. Trong phần mềm có chỉ định người chịu trách nhiệm về việc quản lý hồ sơ. Nhật ký chuyển giao có thể truy cập từ thẻ văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ.
1.6. Tùy chỉnh việc ghi nhận văn bản
Dạng văn bản là thuộc tính quan trọng được dùng để xác định quy tắc đăng ký, lộ trình thực hiện và quyền truy cập. Cần có sự tách bạch riêng biệt các danh sách đối với văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ.
Dạng văn bản được dùng để xác định thời hạn định mức thực hiện văn bản, lộ trình xử lý văn bản và quy tắc hình thành số đăng ký. Việc tùy chỉnh dạng văn bản trong quá trình làm việc được thực hiện bởi người chịu trách nhiệm về thông tin tra cứu hoặc người quản trị.
Phần mềm cho phép tùy chỉnh riêng biệt các thuộc tính bổ sung đối với mỗi dạng văn bản (văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ).
1.7. Quy trình nghiệp vụ
Trong các quy trình nghiệp vụ thông thường về quản lý văn bản có các công việc chính sau đây:
- Thực hiện: thực hiện văn bản đến hoặc văn bản đi bởi một hay nhiều nhân viên cùng với việc kiểm soát đồng thời.
- Tham khảo: tham khảo văn bản nội bộ, văn bản đến, văn bản đi hoặc tệp bởi một hay nhiều nhân viên.
- Ủy nhiệm: giao việc cho một nhân viên.
- Xem xét: xem xét văn bản đến hoặc văn bản nội bộ bởi người có trách nhiệm.
- Đăng ký: đăng ký văn bản đi bởi thư ký hoặc nhân viên văn thư.
- Thống nhất ý kiến: thống nhất văn bản đi, văn bản nội bộ hoặc tệp theo vòng lặp bởi một hay nhiều nhân viên.
- Duyệt: duyệt văn bản đi hoặc văn bản nội bộ bởi người có trách nhiệm.
Ví dụ tạo quy trình nghiệp vụ "Thống nhất ý kiến"
Hình 4: Ví dụ về quy trình nghiệp vụ "Thống nhất ý kiến"
Phần mềm cho phép tạo và xem quy trình nghiệp vụ; cho phép tùy chỉnh vai trò của người thực hiện theo yêu cầu cụ thể của từng tổ chức.
Đối với mỗi nhiệm vụ của mỗi dạng quy trình nghiệp vụ, có sẵn thẻ riêng biệt, bao gồm:
- Thư mục chung (tác giả, người thực hiện, thời hạn…),
- Nội dung với tham chiếu tới đối tượng nhiệm vụ,
- Nút thực hiện.
- Nhiệm vụ của người thực hiện có thể được chuyển tới bằng một trong các cách sau:
- Xuất hiện tại danh sách Nhiệm vụ của tôi trên bàn làm việc và trên phần Nhiệm vụ và quy trình nghiệp vụ.
- Thông báo về nhiệm vụ mới theo thư điện tử.
- Xuất hiện tại danh sách Tất cả nhiệm vụ đưa ra tất cả các nhiệm vụ của tất cả quy trình nghiệp vụ và có tính đến quyền truy cập.
Mỗi dạng quy trình nghiệp vụ đều có thể tùy chỉnh khuôn mẫu. Khuôn mẫu được sử dụng khi tạo mới quy trình nghiệp vụ một cách tự động nếu như khuôn mẫu có gắn kết với dạng văn bản. Để chọn khuôn mẫu bởi người sử dụng, có thể thực hiện bằng cách thủ công.
Khuôn mẫu quy trình nghiệp vụ có chứa các thông tin như: lộ trình hóa, thời hạn, mức độ quan trọng, tên gọi, mô tả và thông tin khác.
Việc tùy chỉnh việc lộ trình hóa có thể được tiến hành bởi người sử dụng. Phần mềm tự động chèn tất cả những người phụ trách, nhân viên cấp dưới, người phụ trách trực tiếp của tác giả quy trình nghiệp vụ và tất cả những người phụ trách của tác giả văn bản.
Trên thẻ dạng văn bản có chỉ ra danh sách các khuôn mẫu liên quan. Danh sách này được tự động sử dụng khi tạo mới quy trình nghiệp vụ trên cơ sở văn bản của dạng này.
1.8. Báo cáo
Báo cáo trong chương trình "1C:Quản lý văn bản" trình bày thông tin tổng kết cho lãnh đạo, phân tích dữ liệu, kiểm soát hiện thời và cho phép in văn bản chính thức.
Thành phần báo cáo bao gồm: văn bản nội bộ, văn bản đến, văn bản đi, biến động về các tệp, quản lý văn bản theo thư tín, văn bản trong hồ sơ (quyển), nhật ký chuyển giao, nhiệm vụ, chi phí thời gian, thực hiện, quy trình nghiệp vụ, thống nhất ý kiến, tổng hợp theo dạng văn bản, báo cáo về kỷ luật thực hiện, báo cáo về khối lượng luân chuyển chứng từ, tệp và báo cáo khác.
1.9. Tìm kiếm dữ liệu:
Công việc tìm kiếm dữ liệu có thể thực hiện bằng cách tìm kiếm trong danh sách hoặc tìm kiếm toàn văn.
2. Quy trình triển khai phần mềm "1C:Quản lý văn bản" tại khoa Tin học kinh tế
2.1. Thống nhất kế hoạch triển khai phần mềm
Ban chủ nhiệm khoa Tin học kinh tế và ban lãnh đạo công ty 1VS thống nhất triển khai phần mềm "1C:Quản lý văn bản" tại Khoa Tin học kinh tế theo phương án File-Server.
Ban chủ nhiệm khoa phân công hai nhóm chính:
- Nhóm 1: Khảo sát hệ thống máy tính đang có trên văn phòng khoa, lựa chọn máy chủ và các máy trạm để chuẩn bị cài đặt phần mềm.
- Nhóm 2: Khảo sát nghiệp vụ và chuẩn bị các thông số cài đặt.
Mỗi nhóm phải tự đặt kế hoạch và lịch trình thực hiện công việc, đồng thời chủ động liên lạc với các chuyên gia bên công ty 1VS khi cần tư vấn về kỹ thuật và chuyên môn.
2.2. Cài đặt phần mềm
Nhóm 1 đã hoàn thiện công việc cài phần mềm “1C:Quản lý văn bản” trên 1 máy chủ và 4 máy trạm tại văn phòng khoa Tin học kinh tế. Các máy này được kết nối với nhau thông qua mạng LAN.
2.3 Khảo sát nghiệp vụ và chuẩn bị các thông số cài đặt
Nhóm 2 chịu trách nhiệm khảo sát nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư tại khoa Tin học kinh tế và chuẩn bị các thông số triển khai của hệ thống. Cụ thể là các thông tin sau đây:
- Các thông số của phần mềm: sử dụng các thông số mặc định của phần mềm.
- Cấu trúc tổ chức của khoa Tin học kinh tế:
Ban chủ nhiệm khoa, Bộ phận văn phòng, Bộ môn Tin học kinh tế và Bộ môn Hệ thống thông tin kinh tế. Đây là các thông tin cơ bản để tạo Cấu trúc doanh nghiệp.
- Đảng và đoàn thể:
Chi bộ khoa THKT, Công đoàn khoa THKT, Liên chi đoàn khoa THKT. Đây sẽ là thông tin cơ bản để tạo các nhóm người sử dụng hệ thống văn bản.
- Danh sách người sử dụng:
danh sách các cán bộ giảng viên của khoa Tin học kinh tế với các thuộc tính cơ bản là họ và tên, bộ phận, chức vụ.
- Danh sách nhóm người sử dụng:
danh sách nhóm người sử dụng với các thuộc tính cơ bản là tên nhóm và ngưởi sử dụng thuộc nhóm.
- Danh mục chức vụ:
các chức vụ thuộc chính quyền trong khoa bao gồm trưởng khoa, phó trưởng khoa, trợ lý, văn thư, trưởng bộ môn, phó trưởng bộ môn, giảng viên, chuyên viên, giảng viên tập sự.
- Danh mục các chức vụ đoàn thể:
các chức vụ đoàn thể trong khoa bao gồm bí thư chi bộ, phó bí thư chi bộ, chi ủy viên, chủ tịch công đoàn, phó chủ tịch công đoàn, bí thư liên chi đoàn, phó bí thư liên cho đoàn, bí thư chi đoàn giáo viên.
- Danh mục dạng văn bản đến:
Thông báo, nghị quyết, thông tư, hướng dẫn, kế hoạch, quyết định…
- Danh mục dạng văn bản đi:
Thông báo, tờ trình, báo cáo…
- Danh mục dạng văn bản nội bộ:
Giao việc, nghị quyết, dự án, đề tài…
- Danh mục các cơ quan chuyển và nhận công văn:
Các đơn vị trong trường đại học Kinh tế Quốc dân, các công ty hợp tác, các trường và viện hợp tác, Bộ Giáo dục và Đào tạo, ….
- Tổ chức lưu trữ hồ sơ (giấy):
tổ chức lại lưu Hồ sơ theo vụ việc lớn, ví dụ như Hồ sơ Chương trình đào tạo K54, Hồ sơ Hội thảo khoa học 2011, Hồ sơ lưu các văn bản nội bộ của khoa…, quy ước cách đánh số hồ sơ, vị trí đặt các cặp hồ sơ để sau này dễ tìm kiếm.
- Tổ chức thư mục lưu trữ (tệp):
quy định cấu trúc thư mục lưu trữ các tệp.
- Thống nhất các quy trình nghiệp vụ cơ bản về công tác văn thư trong khoa: quy trình tiếp nhận và xử lý công văn đến, quy trình soạn thảo và gửi công văn đi, quy trình thống nhất ý kiến, quy trình thực hiện nhiệm vụ…
2.4. Cài đặt các thông số hệ thống cơ bản
Dựa vào các thông tin của mục 2.3, nhóm 2 tiến hành cài đặt các thông số hệ thống cơ bản. Sau khi cài đặt người dụng, chú ý phần quyền sử dụng các chức năng của phần mềm theo nhiệm vụ được phân công (xem bảng 1).
Bảng 1: Phân quyền sử dụng các chức năng phần mềm tại khoa THKT
2.5. Hướng dẫn người sử dụng
Tổ chức hướng dẫn cách sử dụng phần mềm và hướng dẫn từng nhóm người sử dụng theo chức năng được phân công.
Website Công ty cổ phần Hệ thống 1-V.
