Mua hàng:0983715689 Diễn đàn   Đặt câu hỏi
Hỗ trợ sử dụng Tư vấn mua hàng
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Phản hồi, ý kiến góp ý của bạn với 1VS Phản hồi - góp ý
Hotline:(0988-721-127)
(04) 3514-85-50
(04) 3514-85-51
(04) 3514-84-30
Ý kiến nhận xét

Chị Trần Thị Lâm - Kế toán - Công ty cổ phần Tập đoàn Thái An

"...Lúc bắt đầu sử dụng, bên mình cũng gặp nhiều khó khăn vì chưa quen với phần mềm mới. Tuy nhiên khi đã hiểu các nguyên tắc làm việc của 1C thì mình nhận thấy đây là công cụ đắc lực cho người sử dụng trong việc việc kiểm tra, kiểm soát và đưa ra báo cáo giúp đơn giản hóa công việc của mình...".

Anh Trần Quang Thiện - Chủ Nhà sách cô Hường

"... Mình đặc biệt ưa dùng tính năng tổ chức danh mục phân cấp không giới hạn của phần mềm: hàng hóa và khách hàng được ghi nhận theo từng nhóm nhỏ. Điều này không chỉ hỗ đắc lực cho thu ngân bán hàng chính xác và nhanh chóng mà còn rất tiện dụng khi thiết lập và quản lý các chương trình khuyến mại, chiết khấu cho từng nhóm khách hàng theo một hoặc nhiều nhóm sản phẩm...".

1C:Quản lý tổng thể (ARM)


Đăng ký nhận bài viết

  1. Bạn đang dùng giải pháp 1C nào?
    1. 1C:KẾ TOÁN 8
      1181 (98.83%)
    2. 1C:Bán lẻ 8
      305 (25.52%)
    3. 1C:Quản lý thương mại
      140 (11.72%)
    4. 1C:Quản lý tổng thể (ARM)
      93 (7.78%)
    5. 1C:Quản lý văn bản (ECM)
      72 (6.03%)
    6. 1C:Hóa đơn
      67 (5.61%)
    7. 1C:Hiệu thuốc
      54 (4.52%)
    8. 1C:Cửa hàng điện máy
      52 (4.35%)
    9. 1C:Nhà hàng
      47 (3.93%)

Thông tin công nghệ, giải pháp

Triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử tại công ty Intarsia
26/03/2011 - Số lần đọc: 9418

Iuri Shoidin, Intarsia: Dự án triển khai Hệ thống quản lý văn bản chủ yếu là tư vấn.

15.07.2010

Nếu thiếu công việc tư vấn sơ bộ thì không thể triển khai được bất kỳ hệ thống tự động hóa nào cả, và điều này cũng hoàn toàn liên quan tới dự án tự động hóa quản lý văn bản. Điều quan trọng nhất là viết rõ ràng và đầy đủ tất cả các quy trình luân chuyển văn bản và đạt được sự đồng thuận của nhân viên thực hiện trong các quy trình này. Chân lý này một lần nữa được khẳng định bằng dự án xây dựng hệ thống quản lý văn bản điện tử (HTQLVB) trong nhóm công ty “Intarsia”. Chúng ta cùng bàn luận về việc này cùng với giám đốc CNTT (CIO) của “Intarsia” Iuri Shoidin.

Có những tiền đề nào để triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử trong công ty của anh?

Iuri Shoidin: Trong công ty chúng tôi, việc nhận thức được sự cần thiết của HTQLVB, một mặt là do hệ quả tự nhiên của việc khai thác tích cực hệ thống thông tin kế toán, mặt khác là kết quả của sự lớn dần của văn hóa quản lý doanh nghiệp. Hơn 2 năm qua, trong công ty có sử dụng hệ thống kế toán được xây dựng trên phần mềm 1C. Đây là cấu hình khá phức tạp, bao gồm mô-đun quản lý hoạch định công việc xây lắp, kế toán tài chính, quản lý ngân sách, kế toán doanh nghiệp, tính lương cho cán bộ kỹ thuật cũng như cho công nhân tại công trường với lịch biểu làm việc phức tạp. Khi phân tích các giấy đề nghị để thay đổi hệ thống kế toán chính, chúng tôi đi đến kết luận rằng, cần mở ra dự án triển khai HTQLVB. Đã đưa ra được các nhu cầu sau:

-          giảm bớt thời gian thống nhất các văn bản nội bộ (quyết định, thông báo, quy định);

-          lập lại trật tự trong việc lưu trữ các bản sao văn bản hiện đang nằm trong cấu trúc thư mục tệp trên Server.

Tất nhiên, ví dụ, cơ chế quản lý đề nghị thống nhất hợp đồng trước khi ký kết có thể được thực thi trong hệ thống 1C hiện tại, chỉ cần bổ sung thêm một số phần nhỏ tương tự, giả sử, cho quy trình đề nghị thanh toán. Ngoài những nhu cầu này, chúng tôi cũng đã nhận thấy những vấn đề chung của công ty trong các buổi thảo luận:

-          các bản phân công công việc tại các cuộc họp không được ghi nhận đầy đủ và kiểm soát chặt chẽ;

-          sự tăng trưởng của công ty đã làm tăng khối lượng luân chuyển văn bản, kết quả là đã xuất hiện nhu cầu tăng số lượng nhân viên hành chính văn thư.

Điều này dẫn đến là trong công ty đã xuất hiện những người có yêu cầu cho dự án mới mà đã xác định rõ được những gì họ muốn. Có 2 người: trưởng phòng hành chính văn thư và một trong số các phó giám đốc. Kết quả là đã xuất hiện ý tưởng: tách một số quy trình ra khỏi khuôn khổ của hệ thống thông tin hiện tại. Chúng tôi không đi theo con đường hoàn thiện sản phẩm hiện có, mà mở ra một dự án mới: triển khai HTQLVB. Sau đó lại có một câu hỏi: trên giải pháp phần mềm nào chúng ta sẽ xây dựng hệ thống mới?

Các anh đã tiếp cận vấn đề để lựa chọn như thế nào?

Để xác định sản phẩm phần mềm, chúng tôi đã phải làm những việc sau. Chúng tôi ghi nhận và mô tả lại các quy trình quản lý văn bản hiện có mà những người đặt hàng nội bộ của chúng tôi muốn có trong HTQLVB. Tổng số có 6 quy trình như vậy khi thiết kế dự án:

-          theo dõi thông tin đến;

-          theo dõi thông tin đi;

-          thống nhất các quyết định nội bộ;

-          khởi tạo, thống nhất và ký kết hợp đồng;

-          tạo quyết định (chỉ thị);

-          theo dõi các ghi chép nội bộ;

Sau đó, kết quả công việc tư vấn liên quan đến việc chuẩn bị dự án, cùng với 6 quy trình trên có bổ sung thêm 4 quy trình nữa:

-          kiểm soát kỷ luật thực hiện;

-          tổ chức và tiến hành các cuộc họp;

-          bàn giao văn bản vào lưu trữ;

-          sử dụng lưu trữ cho các tài liệu dự án.

Lúc này, có thể lưu ý rằng, chúng tôi đã không mô tả các quy trình bằng các ghi chép phức tạp. Chúng tôi chọn một cách mô tả đơn giản và dễ hiểu hơn cho các nhân viên, từ cấp thấp nhất. Và mặc dù cần phải đơn giản hóa một số việc, nhưng từ quan điểm của những người tham gia dự án, chính những điều này đã giúp cho chúng tôi rất nhiều. Bởi vì họ đã nhanh chóng hiểu những gì đã vẽ ra và ngay lập tức điều chỉnh những quy trình quản lý văn bản hiện có. Trong một số công ty, việc  thống nhất các quy trình nghiệp vụ kéo dài đến cả tháng trời. Nhưng chúng tôi không cho phép mình làm như vậy, bởi vì toàn bộ thời gian triển khai dự án của chúng tôi chỉ có 4 tháng. Kết quả là chúng tôi đã vẽ ra mô hình không phải những gì đang có, và cũng không phải là mô hình ý tưởng hoàn thiện, mà là phương án trung gian giống như là “giống như hiện tại, nhưng có thể nhanh chóng sửa đổi quy trình”.

Các sơ đồ và yêu cầu kỹ thuật nhận được đối với hệ thống đã được gửi cho một số công ty CNTT mà chuyên phát triển và triển khai HTQLVB và nhận được lại các đề xuất thương mại mà trong đó có khá đủ các thông tin chi tiết, bởi vì chúng tôi đã gửi khá đủ thông tin. Chúng tôi so sánh, tuy nhiên, việc lựa chọn được dừng lại ở giải pháp “1C”. Nguyên nhân chính không phải là ở giá trị giấy phép sử dụng phần mềm, mà chính vì giá trị tổng thể sở hữu giải pháp, trong đó bao gồm chi phí triển khai và hỗ trợ sau này.

Cuối cùng, chúng tôi lựa chọn giải pháp “1C:Quản lý văn bản 8.2”.

Và các anh không hối tiếc về quyết định của mình?

Không, không hề chút nào, mặc dù không hề đơn giản. Chúng tôi lấy các quy trình mà đã được mô tả và bắt đầu thử nghiệm giải pháp phần mềm theo đó. Ở trong đó đúng là có phát hiện ra nhiều điểm bất hợp lý. Toàn bộ thông tin đã được chuyển cho bên lập trình, và một loạt vấn đề đã nhanh chóng được chỉnh sửa, mặc dù hiện tại thì việc chỉnh sửa vẫn được tiếp tục.

Nhưng nhờ có việc này mà chúng tôi đã nhận được kết quả cụ thể. Ví dụ, trong quá trình thử nghiệm chúng tôi đã tiến hành đào tạo nhân viên trong bộ phận công nghệ để làm việc với hệ thống. Ý tôi không phải là phần kỹ thuật, mà để họ hiểu rõ về lô-gic làm việc của hệ thống theo các quy trình. Đây là thời điểm phức tạp, nhiều khi không nắm bắt được ngay cả đối với các chuyên gia công nghệ hỗ trợ cấu hình, bởi vì để làm được điều này, cần phải hiểu rõ về chính doanh nghiệp đang thử nghiệm.

Những vấn đề gì mà các anh gặp phải khi mô tả quy trình nghiệp vụ?

Nói chung, bởi vì tất cả các quy trình luân chuyển văn bản hoàn toàn minh bạch, cho nên rất dễ mô tả và sau đó là rất dễ tự động hóa. Tuy nhiên, điều này chỉ đúng trong trường hợp các doanh nghiệp mà có các quy chuẩn để quản lý văn bản “giấy”, còn tại “Intarsia” thì không có sẵn các chuẩn như vậy. Đây chính là một vấn đề lớn. Công ty được thành lập từ năm 1992, vì vậy nó không thừa hường bất kỳ điều gì từ hệ thống quản lý văn bản từ thời Xô-viết, và sau này, vấn đề này cũng không có ai xem xét và hoàn thiện một cách có hệ thống, mà chỉ có những quyết định riêng lẻ. Điều này có liên quan trực tiếp đến công việc của văn phòng. Một trong số đó, ví dụ, có 18 máy Fax, và tất cả đều được sử dụng. Thư từ Ủy ban xây dựng có thể đến máy bất kỳ, và cũng có thể là hoàn toàn không đến tay người nhận. Như vậy, nhiệm vụ đầu tiên trong phần tư vấn của dự án là chuẩn hóa quy trình quản lý văn bản một cách tổng thể, và nhóm làm việc bắt đầu soạn thảo Quy định về quản lý văn bản - lần đầu tiên có được trong lịch sử hoạt động của công ty.

Tiếp theo là các văn bản liên quan trực tiếp đến HTQLVB. Trên cơ sở Quy định về quản lý văn bản, đã xây dựng ra Quy định về quản lý văn bản điện tử. Trong đó có các quy trình và văn bản mà chúng tôi muốn muốn đưa vào dự án. Chúng tôi soạn ra các hướng dẫn về quy trình, có một số sửa đổi cần thiết trong các bản mô tả chức danh, chính sách bảo mật thông tin, quy định về bí mật thương mại và quản lý hợp đồng. Nói chung là có rất nhiều công việc với văn bản, và có tính đến thời hạn 4 tháng mà cần phải hoàn thành. Nhưng theo tôi, HTQLVB mà không có tư vấn sơ bộ thì cũng sẽ không thể triển khai.

Tất cả điều này được song hành với việc điều chỉnh và chuẩn hóa hệ thống thông tin, bao gồm cả phần cứng. Để chuẩn hóa chỗ gửi Fax, đã mua thêm 2 máy lớn, mà tất cả sẽ nhận và gửi Fax từ đây, còn tất cả các thiết bị trước đều được thanh lý.

Một nhiệm vụ quan trọng nữa là xây dựng cấu trúc lưu các văn bản nội bộ, có lô-gic, hiệu quản và thuận tiện để cho những người sử dụng: những người quản lý công việc cũng như các cán bộ hành chính. Vấn đề là ở chỗ, lô-gic lưu và tìm kiếm văn bản của những người này rất khác nhau. Cán bộ hành chính nhìn thấy tất cả các danh mục hồ sơ và hiểu thế nào là văn bản điện tử. Danh mục hồ sơ, trình tự, xây dựng cấu trúc lưu thông tin – tất cả đều được cán bộ hành chính hiểu cặn kẽ. Nhưng những việc đó lại hoàn toàn không thuận tiện cho những người còn lại, bởi vì trong công tác điều hành và quản lý, họ không có chuyên môn hiểu biết trong lĩnh vực quản lý văn bản, và hoàn toàn không thể làm việc với danh mục hồ sơ bên ngoài phòng lưu trữ. Thế những người quản lý và điều hành công việc quen thuộc điều gì? Vâng, họ có thể làm việc với cấu trúc tổng quan như thư mục tệp. Nhưng những cán bộ hành chính lại không thể làm việc với cấu trúc như vậy: học có cách suy nghĩ khác. Ở đây, chúng tôi đã nghĩ tới giải pháp thỏa hiệp. Cuối cùng, chúng tôi quyết định đưa hệ thống vào vận hành không phải theo cấu trúc bộ phận, mà theo quy trình, có nghĩa là trong đó có đào tạo sử dụng cho những người tham dự trong một chuỗi quy trình đồng thời. Lúc này, một nhân viên được hình dung ra toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối mà không phụ thuộc vào vị trí và công việc hiện tại, để làm sao hiểu rõ được lô-gic công việc. Ở đây cũng có những phức tạp trong công tác tổ chức do phần lớn các quy trình được trải rộng trên nhiều vùng, và chỗ làm việc của những người thực hiện nằm phân tán. Lập ra lịch biểu đào tạo thì không khó, nhưng khó là để làm sao mà theo sát được lịch biểu đó. Tất cả đều bị ảnh hưởng bởi các sự kiện nào đó: họp, thảo luận, ốm đau, công tác, nghỉ phép...

Sau 4 tháng chuẩn bị dự án kỹ càng như vậy, các anh đã đưa vào vận hành cũng khá nhanh?

Vâng, khoảng thời gian nặng nhất là trước khi vận hành giải pháp, chứ còn triển khai hệ thống chỉ mất có 2 tháng. Khi vận hành quy trình cùng với mỗi người thực hiện đều có kèm theo cán bộ tư vấn để luôn trợ giúp giải quyết các vấn đề phát sinh. Để tách ra một số lượng người như vậy không hoàn toàn đơn giản, nhưng quy trình được bắt đầu làm việc theo toàn bộ chuỗi. Giả sử, quy trình thống nhất hợp đồng: từ người khởi tạo lập ra giấy đề nghị ký kết hợp đồng mua vật liệu xây dựng, giấy đề nghị ngày được tiếp nhận, tiếp theo từ đó lập ra hợp đồng và chuyển sang để thống nhất, được điều chỉnh lại bởi cán bộ pháp chế, cán bộ tài chính..., và cuối cùng được trình duyệt cho người có quyền hạn cao nhất, sau đó là chuyển sang trạng thái chờ thanh toán. Toàn bộ quy trình này được chúng tôi khởi động đồng thời từ đầu đến cuối.

Cần lưu ý, đây cũng là một điểm mới trong lĩnh vực triển khai hệ thống quản lý văn bản. Người tư vấn và người cung cấp giải pháp công nghệ cũng chưa từng thực hiện việc triển khai như vậy. Tất cả đều đề xuất triển khai theo từng bộ phận chứ không phải là theo quy trình: ban đầu là phòng hành chính, sau đó là phòng hợp đồng và cứ thế. Chúng tôi cho rằng, đã chọn cách làm đúng.

Lúc này, việc vận hành các quy trình được tiến hành gối đầu: để triển khai một quy trình ban đầu cần 2 tuần, còn các quy trình tiếp theo được khởi đồng với khoảng cách là 1 tuần. Việc ứng dụng sơ đồ như vậy cho phép hoàn thành việc triển khai thử nghiệm HTQLVB trong vòng 2 tháng. Nhưng quả thực đây là thời gian làm việc rất căng thẳng. Toàn bộ dữ án được thực hiện theo công nghệ triển khai dự án chuẩn cùng với toàn bộ tài liệu kèm theo. Chính điều này đã trợ giúp cho chúng tôi rất nhiều.

Dù sao thì đây cũng là dự án ban đầu, và điều này có nghĩa là các anh cũng có một số hạn chế. Các anh đã không đưa vào dự án những phần nào và tại sao?

Vâng, thứ nhất, HTQLVB hỗ trợ không phải tất cả các quy trình quản lý văn bản, mà chỉ có 9. Dự án triển khai HTQLVB chỉ là thử nghiệm và bao trùm tất cả 3 văn phòng tại thời điểm đó, và chỉ có 4 trong số 11 công trình xây dựng của công ty với khoảng 100 nhân viên, trong số đó chỉ có 30 người là làm việc thường xuyên với hệ thống.

Bởi vì dự án không đặt ra nhiệm vụ là chuyển toàn bộ tài liệu của công ty thành dạng điện tử (hoặc chỉ toàn bộ văn bản nội bộ), nhiều vấn đề phức tạp đã được giải quyết bằng cách loại bỏ ra khỏi HTQLVB một số kiểu tài liệu. Trong HTQLVB, thông thường, có các dữ liệu cá nhân. Ví dụ đơn giản nhất: quyết định nhân sự hoặc hợp đồng với cá nhân. Vì vậy, tốt hơn hết là nghĩ đến vấn đề này trước. Trong quy định hiện tại của “Intarsia” về quản lý văn bản có ghi rằng, nghiêm cấm nhập vào HTQLVB bất kỳ một văn bản nào mà có liên quan đến thông tin cá nhân, để sao cho loại trừ được các vấn đề theo Luật Liên bang về “Bảo mật thông tin cá nhân”.

Cũng không triển khai chữ ký điện tử: nó không cần thiết, bởi vì 2 lãnh đạo chính của “Intarsia” là Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc thường làm việc với các văn bản giấy hơn là với văn bản điện tử.

Mặc dù HTQLVB và hệ thống kế toán được thực thi trên một nền tảng công nghệ “1C:DOANH NGHIỆP 8”, nhưng vẫn độc lập với nhau. Ví dụ, hợp đồng không được chuyển vào hệ thống kế toán dưới dạng điện tử: bản sao cứng của hợp đồng với chữ ký của lãnh đạo thì liên quan đến phòng quản lý hợp đồng, và ở đó được nhập vào “1C:DOANH NGHIÊP” bằng cách thủ công. Chúng tôi cố ý tách rời quy trình, bởi vì như vậy sẽ đơn giản hơn. Trong một dự án khác mà tôi cũng tham dự vào đó thì lại có tình huống ngược lại. Ở đó, ưu điểm lớn là dữ liệu về hợp đồng được nhập sơ bộ vào hệ thống, và sau đó được chuyển vào kế toán. Khi kết thúc dự án, đã đưa vào vận hành hệ thống quản lý các thay đổi. Trong đó có tích lũy các thông tin về các lỗi có thể và những khuyết điểm của HTQLVB, và cả những mong muốn của người sử dụng. Các nhận xét được chuyển đến cho các chuyên gia lập trình “1C”, bởi vì các điều kiện trong quá trình thử nghiệm không cho phép người đặt hàng tự mình thay đổi cấu hình. Những đến nay thì điều này đã trở nên không cần thiết. Trước khi nhận được phiên bản ổn định “1C:Quản lý văn bản” mà chúng tôi đã được đáp ứng đến 90%, tôi không cho rằng cần phải tự mình làm việc với cấu hình. Hiện này, giai đoạn này đã hoàn tất. Tiếp theo, chúng tôi sẽ tiếp tục tự mình hoàn thiện hệ thống và trong đó bao gồm cả các đặc điểm riêng biệt của mình.

Ưu điểm của hệ thống quản lý văn bản điện tử thường rất dễ hiểu, nhưng thì dù sao vẫn muốn hỏi cụ thể xem các anh đã đạt được kết quả gì?

Vâng, ưu điểm của hệ thống quản lý văn bản điện tử rất hiển nhiên. Thứ nhất, giảm bớt thời gian thống nhất văn bản. Nhờ có việc tối ưu hóa các quy trình, chúng tôi đã quản lý được các thỏa thuận, khi mà một văn bản cần phải được xem xét song song bởi nhiều cấp khác nhau một cách độc lập. Kết quả là “Intarsia” đã cắt giảm được phần lớn thời gian cho việc thống nhất văn bản. Như vậy, trước khi bắt đầu dự án, để thông qua một hợp đồng theo như quy định nội bộ về quản lý văn bản, cần phải mất hơn 1 tháng, còn việc ứng dụng HTQLVB đã cho phép giảm thời gian xuống còn 2 tuần.

Đối với lãnh đạo công ty, trong tất cả các chức năng của HTQLVB thì hữu ích hơn cả là cơ chế kiểm soát kỷ luật thực hiện. Khi mà chúng tôi thảo luận xem có cần HTQLVB hay không, tất đều nói rằng là cần thiết, nhưng cần xem ngân sách là bao nhiêu… Nhưng khi hệ thống bắt đầu làm việc thì xuất hiện khả năng kiểm soát kỷ luật thực hiện, công cụ đầu tiên mà bắt đầu được sử dụng bởi những người quản lý cấp cao: những ai đang treo những văn bản nào chưa thực hiện. Đây là công cụ duy nhất mà được sử dụng 100% và nếu thiếu thì sẽ khó quản lý được công việc của mình. Đối với tôi, đây là điều bất ngờ.

Ưu điểm thứ 2 đối với lãnh đạo là quản lý biên bản các cuộc họp: lập biên bản và gửi văn bản cho những người không dự cuộc họp, và như vậy, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ đã được ghi trong biên bản. Bởi vì chúng tôi có 4 pháp nhân và hơn 11 công trình xây dựng mà thường xuyên phải thảo luận, vì vậy thường xuyên phải quản lý nội dung và nhiệm vụ mà có trong biên bản. Đó chính là điểm thứ 2 mà những người lãnh đạo cấp cao cần dùng tới. Đó là 2 công cụ đóng vai trò quan trọng trong cách suy nghĩ của lãnh đạo về hiệu quả của việc ứng dụng hệ thống.

Gián tiếp thì HTQLVB vẫn lưu lại phòng văn thư như trước, bởi vì nó đảm bảo cho việc lưu trữ và bảo mật truy cập thông tin cá nhân. Nhưng việc tìm kiếm văn bản đã trở nên nhanh chóng và thuận tiện. Và càng nhiều văn bản trong cơ sở dữ liệu thì càng đơn giản tìm kiếm. Bên cạnh đó, đối với các tài liệu thiết kế mà được lưu phần lớn dưới dạng tệp đồ họa thì hiện nay đang tạo một nơi lưu trữ với hệ thống tìm kiếm đặc biệt.

Và cuối cùng, chi phí giấy văn phòng cũng giảm đi khoảng 8%. Nhân tiện, trong dự án khác – triển khai HTQLVB tại nhà máy chế tạo ô tô, chi phí giấy giảm đi 10%. Đây là số tiền lớn. Cũng giảm bớt đi mức độ bận rộn của hệ thống điện thoại: nếu như trước đây nhân viên thường xuyên gọi điện cho nhau để làm rõ vấn đề gì đó thì bây giờ tất cả các thông tin cần thiết đều có dưới dạng văn bản điện tử.

Về công ty

Công ty “Intarsia” (Sant-Peterburg) hoạt động chuyên sâu trong việc thiết kế, xây dựng và phục chế các công trình xây dựng. Trong 17 năm hoạt động, công ty đã thực hiện hơn 70 dự án. Những người tham dự vào các quy trình quản lý văn bản, phần lớn là các cán bộ kỹ thuật, kỹ sư (khoảng 700 người).

Chuẩn bị các văn bản quy chuẩn

Một vai trò quan trọng trong việc thành công của dự án là chuẩn bị các văn bản quy chuẩn trong nội bộ doanh nghiệp. Chúng tôi đã chuẩn bị, điều chỉnh, phê duyệt và bắt đầu sử dụng một số văn bản:

-          Quy định về quản lý văn bản

-          Quy định về quản lý văn bản điện tử

-          đã điều chỉnh lại các bản mô tả chức danh

-          đã chuẩn bị các hướng dẫn quy trình cho các cán bộ

-          đã sửa lại các văn bản trong cơ sở thông tin của công ty

-          đã sửa đổi trong Quy định về công việc hợp đồng

-          đã sửa đổi trong Quy định về các bộ phận, phòng ban

Vấn đề khi triển khai quản lý văn bản điện tử

1.    Không có các văn bản quy định trong nội bộ doanh nghiệp. Vấn đề của tôi là giải thích cho những người phụ trách các bộ phận và thuyết phục họ làm các văn bản cần thiết.

2.      Không sử dụng hoặc không hiểu biết về tiêu chuẩn quản lý văn bản. Không cần phải nghĩ ra cái bánh xe. Để làm điều này, người cán bộ văn thư lưu trữ với sự hiểu biết của mình đã giúp tôi rất hiệu quả.

3.      Không hiểu thuật ngữ “văn bản điện tử”. Đây là tệp được lưu trên Server hoặc trong cấu trúc của HTQLVB? Đây là bản sao điện tử của văn bản? Hoặc đây là nội dung bất kỳ được nhập vào máy tính? Những dạng nào nêu trên cần có văn bản điện tử? Trên thực tế thì ở đây phát sinh rất nhiều vấn dề. Và quả thực, mỗi nhân viên và những người phụ trách đều hiểu theo ý của mình.

4.      Có nhiều sự khác biệt trong cách nhìn nhận về cấu trúc văn bản điện tử của cán bộ hành chính văn thư với những người quản lý và điều hành công việc, luôn có những xung đột giữ quản lý văn bản điện tử với người phụ trách hành chính văn thư.

5.      Vấn đề sử dụng chữ ký điện tử: chúng tôi không ứng dụng chữ ký điện tử, chủ yếu là theo nguyên nhân là lãnh đạo của chúng tôi không thể làm việc với chữ ký điện tử.

6.      Làm việc với dữ liệu cá nhân trong HTQLVB theo yêu cầu về bảo mật thông tin cá nhân.

Những bài học chính từ dự án

1.      Để triển khai HTQLVB cần có chuẩn bị sơ bộ: rà soát các văn bản và quy định làm việc với văn bản. Dự án triển khai HTQLVB trong doanh nghiệp chủ yếu là dự án tư vấn. Hoàn toàn có thể không nhất thiết chuyển toàn bộ công việc này cho người tư vấn ngoài, hãy thử mình thực hiện điều đó.

2.      Cán bộ cần phải hiểu rõ thế nào là “văn bản điện tử”. Nhưng điều này không hề đơn giản như cảm nhận bên ngoài, cần phải có sự thấu hiểu toàn phần.

3.      Cán bộ cần phải hiểu các quy trình quản lý văn bản mà họ tham dự vào, còn để làm điều này, cần hiểu rõ quy trình “của mình” một cách trọn vẹn, từ đầu đến cuối. Chỉ có như vậy thì họ mới hiểu vai trò của mình trong các quy trình.

4.      Trong quá trình triển khai, cần đảm bảo “đường dây nóng” để giải quyết các vấn đề phát sinh. Câu hỏi phát sinh rất nhiều, trong đó không chỉ về công nghệ, mà còn về các vấn đề lô-gic của quy trình.

5.      Nhất thiết cần quy định các tình huống sử dụng cơ chế quản lý văn bản điện tử để sao cho không bị “trôi dốc” về trạng thái trước đây và mất đi các thành quả đạt được của dự án.

6.      Và cuối  cùng, nhiệm vụ tổ chức quản lý văn bản điện tử không thể được giải quyết một cách “cô lập”. Vấn đề làm việc với văn bản là vấn đề quản lý công ty.

Đối với những người sẽ quyết định triển khai cho mình HTQLVB, tôi muốn có một vài lời khuyên chung mà có thể trợ giúp vượt qua con đường này một cách hiệu quả:

1.      Hãy xác định các vấn đề mà các bạn có thể giải quyết khi triển khai HTQLVB

2.      Hãy xác định những người tạo ra các vấn đề, hãy làm họ trở thành những người đặt hàng quan tâm tới hệ thống

3.      Hãy mô tả, và trong quá trình thực hiện hãy tối ưu hóa các quy trình mà thực tế cần phải tự động hóa.

4.      Hãy chuẩn bị và phê duyệt các văn bản quyết định cần thiết.

5.      Hãy tiến hành đào tạo sử dụng một cách đại trà cho người sử dụng.

Iuri Shoidin

 © 1997—2011 Intelligent Enterprise/RE (www.iemag.ru).

 



Tin tức khác


Báo chí viết về 1VS
25/12/2015
Giải đáp vướng mắc trong lập Báo cáo tài chính năm 2015:

"Nội dung chính của sự kiện là tập trung hướng dẫn rà soát từng tài khoản trước khi lập báo cáo tài chính, chỉ ra những điểm cần lưu ý, hay sai sót, và những rủi ro về thuế khi lập báo cáo tài chính năm 2015. Trong đó, có nêu rõ những khác biệt giữa các đơn vị thực hiện theo quyết định 48 và thông tư 200".

10/08/2015
Ứng dụng dịch vụ đám mây cho các giải pháp kế toán và quản lý 1C - Đài Truyền hình Kỹ thuật số VTC (VTC1):
Điện toán đám mây là xu thế tất yếu của nền công nghệ hiện đại. Với việc đưa lên mây nhiều giải pháp như kế toán, bán hàng, quản lý tổng thể doanh nghiệp... dịch vụ đám mây của 1C được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để tự động hóa công tác quản lý trong nhiều lĩnh vực. 
01/06/2015
Phần mềm kế toán 1C: Một dữ liệu cho hàng trăm khách hàng - Báo Tài chính điện tử:
"... Thứ nhất, đám mây 1C của chúng tôi sử dụng cơ chế chia tách dữ liệu Multitenancy. Với cơ chế này, 1VS chỉ cần quản lý 1 dữ liệu phần mềm duy nhất dùng chung cho hàng trăm, hàng nghìn khách hàng của mình. Trong đó, có chia tách thành các vùng dữ liệu riêng của mỗi khách hàng, đảm bảo tính riêng tư của từng vùng dữ liệu. Nhờ công nghệ này, chúng tôi giảm được tới mức tối thiểu về thời gian, công sức và chi phí cho việc bảo trì sản phẩm trong đám mây.".