Công ty 1VS xin thông báo tới quý khách hàng, đối tác quan tâm về việc phần mềm kế toán "1C:KẾ TOÁN 8" hoàn toàn sẵn sàng đáp ứng theo nội dung nghị định 51 về in hóa đơn (có hiệu lực từ ngày 1/1/2011). 

Trên thực tế, từ trước khi Nghị định 51/2010/NĐ-CP (gọi tắt sau đây là Nghị định 51) ra đời, phần mềm kế toán "1C:KẾ TOÁN 8" đã có thể đáp ứng theo các nội dung của nghị định này: doanh nghiệp tự in hóa đơn GTGT theo mẫu của BTC (hoặc theo mẫu riêng của doanh nghiệp), chỉnh sửa để in theo chế độ đặt in (được áp dụng cho một số doanh nghiệp lớn). 

Điều khác là trước khi có Nghị định 51, việc tùy chỉnh hóa đơn cho từng doanh nghiệp được công ty 1VS thực hiện cho từng khách hàng riêng lẻ do đó tính phí cao, thì sau khi nghị định này ra đời, việc tự in hóa đơn là một yêu cầu đại trà, nên công ty 1-V sẽ đưa ra những cơ chế làm việc để khách hàng có thể tự mình thực hiện một cách đơn giản những thao tác trên phần mềm từ đó đáp ứng theo yêu cầu của doanh nghiệp mình. 

Cơ chế làm việc của phần mềm kế toán "1C:KẾ TOÁN 8" theo nội dung của Nghị định 51 có thể tóm tắt lại như sau:

Việc doanh nghiệp lựa chọn in hóa đơn theo cơ chế tự in hay đặt in sẽ do người sử dụng thiết lập một lần duy nhất trên chương trình, và sẽ được mặc định về sau. 

Với doanh nghiệp tiến hành tự in hóa đơn từ phần mềm

Trong phần mềm kế toán "1C:KẾ TOÁN 8" có sẵn một số mẫu hóa đơn theo mẫu của BTC, doanh nghiệp có thể tự in theo đúng các mẫu có sẵn này mà không cần chỉnh sửa gì. 

Trong trường hợp doanh nghiệp in hóa đơn theo các mẫu riêng (đăng ký với cơ quan thuế), doanh nghiệp có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa mẫu hóa đơn trên chương trình (chèn thêm Logo, thay đổi thứ tự thông tin, màu sắc, font chữ…). Công ty 1VS cung cấp đầy đủ các văn bản hướng dẫn chi tiết để người sử dụng có thể tự mình thao tác chỉnh sửa trong chương trình. Lưu ý việc chỉnh sửa này chỉ cần làm một lần duy nhất, và sẽ được mặc định về sau.

Với trường hợp tự in hóa đơn, phần mềm hỗ trợ việc đánh số hóa đơn được thực hiện tự động theo đúng quy định: tự động đánh số thứ tự tăng dần theo quy định và phân chia dải số cho nhiều bộ phận viết hóa đơn.

Với doanh nghiệp đặt in hóa đơn

Trong trường hợp doanh nghiệp dùng hóa đơn đặt in, bên cạnh việc viết tay các thông tin còn thiếu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể in các thông tin này từ chương trình. 

Cơ chế làm việc trong trường hợp này cũng giống như trường hợp doanh nghiệp tự in theo các mẫu hóa đơn riêng. Tức là doanh nghiệp tiến hành các thao tác chỉnh sửa mẫu hóa đơn trên chương trình sao cho trùng khớp với mẫu hóa đơn đã đặt in. Với cơ chế đặt in được thiết lập cho doanh nghiệp, chương trình sẽ chỉ cho phép in ra những thông tin còn thiếu để điền lên hóa đơn khi tiến hành lệnh in.

Với doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì chương trình sẽ xuất hóa đơn dưới dạng tệp (file) định dạng thông dụng như PDF, WORD hoặc EXCEL... Tiếp theo doanh nghiệp sử dụng chương trình cấp chữ ký số để "ký" lên tệp (file) hóa đơn và gửi cho khách hàng qua E-mail. 

Cần lưu ý với các doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử là hiện nay việc dùng hóa đơn điện tử được tuân theo luật giao dịch điện tử và các hướng dẫn thi hành đi kèm. Song trên thực tế luật này còn tương đối mới mẻ, các hướng dẫn thực hiện còn chưa chặt chẽ, do đó các doanh nghiệp cần hết sức lưu ý khi sử dụng hóa đơn theo hình thức này, để tránh những bất cập về sau. 

Ngoài các nội dung liên quan đến vấn đề hóa đơn tự in, đặt in hay điện tử, trong Nghị định 51 còn có một số nội dung mới cần lưu ý khác. Tất cả các điểm này đều đã có phương án giải quyết trong phần mềm kế toán "1C:KẾ TOÁN 8".

Có thể tham khảo một số thông tin khác trong các bài viết: