Bài viết này sẽ phân tích những tình huống cần lưu ý trong nội dung Nghị định 51/2010/NĐ-CP và cách giải quyết các tình huống này trong phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8.
Tình huống 1: In nhiều loại hóa đơn từ một nghiệp vụ.
Theo quy định, doanh nghiệp có thể tự in hóa đơn, hoặc in ra mẫu đặt in. Bên cạnh đó, có thể có nhiều mẫu in với các ký hiệu mẫu hóa đơn khác nhau, ví dụ: mẫu AA/001, AA/002. Trong trường hợp này, cần phải cho phép khả năng in ra nhiều loại hóa đơn theo các mẫu đã đăng ký của doanh nghiệp.
Ngoài ra, đối với cùng một nghiệp vụ, có thể cần phải in ra nhiều hóa đơn và chứng từ khác, ví dụ như khi xuất bán hàng cho khách thì thủ kho cần lập chứng từ Phiếu xuất, còn kế toán lập hóa đơn GTGT. Do đó, cần phải cho phép in ra bộ chứng từ gồm nhiều loại từ một nghiệp vụ.
Từ 2 tình huống trên cho thấy, từ một nghiệp vụ, cần phải tạo ra nhiều mẫu in và phụ thuộc vào quy định cụ thể của doanh nghiệp, người sử dụng sẽ in ra các mẫu in tương ứng (hoặc bộ chứng từ tương ứng).
Cách xử lý trong phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8
1C:KẾ TOÁN 8 cho phép in ra nhiều loại hóa đơn trong cùng một nghiệp vụ. Ví dụ, khi ghi nhận nghiệp vụ bán hàng bằng chứng từ "Giao hàng và cung cấp dịch vụ", có thể tạo ra các mẫu in khác nhau như:
- Phiếu xuất kho.
- Hóa đơn bán hàng.
- Hóa đơn GTGT.
- Biên bản cung cấp dịch vụ.
- Các mẫu khác theo yêu cầu…
Tình huống 2: Sử dụng nhiều mẫu in hóa đơn cho nhiều doanh nghiệp trong các cơ sở dữ liệu khác nhau.
Trong một tình huống khác, một người làm dịch vụ kế toán cho nhiều công ty và mỗi công ty có đăng ký một mẫu hóa đơn riêng thì cần phải sao cho trong cơ sở dữ liệu của từng doanh nghiệp chỉ tương ứng với mẫu in của doanh nghiệp đó, tránh tình trạng in nhầm mẫu hóa đơn. Tất nhiên, cũng cần lưu ý là việc tạo riêng các mẫu hóa đơn trong từng cơ sở dữ liệu không được làm ảnh hưởng đến khả năng cập nhật cấu hình sau này, nghĩa là khi có các bản cập nhật chương trình mới (điều này xảy ra khá thường xuyên vì theo các quy định của pháp luật hoặc phát triển các tính năng mới của chương trình) thì không được làm ảnh hưởng đến các mẫu in được xác định riêng cho từng cơ sở dữ liệu.
Cách xử lý trong phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8
1C:KẾ TOÁN 8 có một tính năng khá tiện ích, đó là cơ chế sử dụng các mẫu in ngoài. Cơ chế này cho phép người sử dụng, sau khi cài đặt phần mềm vào máy, có thể sử dụng một số các mẫu in ngoài để sử dụng riêng cho cơ sở thông tin đã cài đặt. Việc này không làm thay đổi cấu hình của chương trình, do đó, không làm ảnh hưởng đến khả năng cập nhật chương trình khi có các thay đổi từ nhà cung cấp.
Tình huống 3: In bản gốc, bản sao của hóa đơn.
Theo quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư
153/2010/TT-BTC, khi in lại các hóa đơn đã in trước đó, cần phải có dấu ghi chú "Bản sao" trên hóa đơn này. Nghĩa là cần phải có sự phân biệt khi in bản chính và bản sao từ chương trình kế toán.
Cách giải quyết trong phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8
1C:KẾ TOÁN 8 cho phép in ra các hóa đơn có đánh dấu "Bản sao" hoặc không đánh dấu. Trong lần in đầu tiên, chương trình sẽ in ra bản chính gốc, nhưng trong những lần in tiếp theo, trên hóa đơn sẽ tự động có đánh dấu "Bản sao". Tuy nhiên, nếu cần thiết chỉ in ra bản gốc trong lần in tiếp theo (do lần in đầu tiên bị hỏng) thì vẫn có thể thực hiện được bằng cách xóa bỏ nút hộp kiểm "Đã in" trên chứng từ "Hóa đơn GTGT đầu ra".
Tình huống 4: Tùy chỉnh số lượng liên trong một lần in.
Theo quy định, số lượng các liên in ra tối thiểu là 2 và tối đa là 9, các liên cần được đánh số và có thể có một số ghi chú khác nhau. Như vậy, cần phải có các tùy chỉnh cho người sử dụng khi in hóa đơn để sao cho tương ứng với số lượng bản in theo như quy định của doanh nghiệp.
Cách xử lý trong phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8
1C:KẾ TOÁN 8 cho phép người sử dụng tự mình tùy chỉnh số lượng các liên hóa đơn theo từng mẫu cụ thể. Để làm điều này, cần sử dụng cơ chế “Mẫu in ngoài” với tham số là số lượng các liên. Các mẫu in đưa ra có đánh số: Liên 1, Liên 2… theo số lượng liên đã thiết lập.
Tình huống 5: Tùy chỉnh mẫu hóa đơn.
Bởi vì mỗi doanh nghiệp đều có thể tự mình thiết kế mẫu in hóa đơn, do đó, cần sao cho chương trình có thể cung cấp khả năng cho người sử dụng tự mình thiết kế các mẫu đó trong chương trình, hoặc có thể nhờ nhà cung cấp trợ giúp thiết kế các mẫu đó.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không tự thiết kế các mẫu đặc thù, mà sử dụng các mẫu sẵn có trong thông tư
153/2010/TT-BTC. Trong trường hợp này, cần phải có sẵn các mẫu in trong chương trình để người sử dụng có thể in ra ngay mà không cần phải có các tùy chỉnh hoặc thiết kế phức tạp.
Cách xử lý trong phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8
Trong chương trình 1C:KẾ TOÁN 8 đã có sẵn các mẫu in hóa đơn theo như thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính. Sau khi cài đặt chương trình, người dùng có thể sử dụng được ngay mà không cần phải tùy chỉnh thêm gì cả. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nếu cần phải thay đổi các mẫu in thì có thể được thực hiện trong chương trình. Giải pháp 1C:KẾ TOÁN 8, phiên bản mở rộng, được cung cấp với bộ công cụ, cho phép người sử dụng, nếu biết một số kỹ năng, hoàn toàn có thể tự mình tùy chỉnh các mẫu in theo yêu cầu thực tế. Có thể xem bản hướng dẫn tạo mẫu in tại đây.
Tình huống 6: In hóa đơn với nhiều thuế suất.
Có một điểm nữa khá thú vị trong quy định mới. Trước đây, mẫu hóa đơn GTGT do Bộ Tài chính quy định chỉ có một nơi đề thuế suất và một dòng ghi thuế GTGT, và như vậy, nếu doanh nghiệp bán các loại hàng với nhiều thuế suất khác nhau thì phải lập ra các hóa đơn GTGT với số lượng tương ứng với các thuế suất. Đến đầu năm 2011, doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu in hóa đơn GTGT cho phép in sử dụng với nhiều loại thuế suất, và như vậy, trong một hóa đơn GTGT cho phép bán hàng với nhiều loại thuế suất khác nhau.
Cách xử lý trong phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8
1C:KẾ TOÁN 8 đã có sẵn chứng từ để nhập dữ liệu bán hàng theo nhiều thuế suất khác nhau. Vì có thể sử dụng nhiều mẫu in trong một nghiệp vụ, do đó, từ chương trình có thể in ra hóa đơn theo mẫu yêu cầu của doanh nghiệp.
Tình huống 7: Lập một hóa đơn GTGT cho nhiều lần giao hàng.
Theo quy định mới, trong phần bảng ghi nội dung hóa đơn có thể chỉ ra tham chiếu đến bảng kê đính kèm, trong đó có liệt kê các mặt hàng đã bán. Hơn nữa, trong nhiều trường hợp, như mua văn phòng phẩm, doanh nghiệp bán hàng giao hàng nhiều đợt (mỗi đợt đều nhỏ hơn 200 nghìn đồng), nhưng đến cuối kỳ sẽ tổng hợp lại và lập ra bảng kê chung của tất cả các lần giao hàng trong tháng và lập ra hóa đơn GTGT. Như vậy, chương trình cần phải có khả năng cho phép tập hợp nhiều chứng từ giao hàng để lập ra một hóa đơn GTGT cho một khách hàng.
Cách xử lý trong phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8
1C:KẾ TOÁN 8 có sẵn tính năng cho phép lập một hóa đơn GTGT cho nhiều lần giao hàng. Hàng ngày, khi bán hàng cho một khách hàng, bộ phận bán hàng chỉ cần lập hóa đơn bán lẻ thông thường và giao cho khách. Khi khách hàng yêu cầu viết hóa đơn GTGT, bộ phận kế toán căn cứ trên các hóa đơn giao hàng trước đó để lập ra hóa đơn GTGT. Lúc này, chương trình cho phép kiểm tra các chứng từ giao hàng nào đã lập và chưa lập hóa đơn GTGT để tránh tình trạng lập nhiều hóa đơn GTGT cho một lần xuất hàng.
Tình huống 8: Tách biệt phiếu nhập và phiếu xuất với hóa đơn GTGT.
Trường hợp trên chính là tình huống mà việc giao hàng không đồng thời với việc lập hóa đơn GTGT. Điều này cũng tương tự với tình huống doanh nghiệp nhập hàng nhưng chưa nhận được ngay hóa đơn GTGT, mà cần phải chờ, ví dụ như sau vài ngày hoặc đến cuối tháng. Các tình huống này cho thấy, việc lập hóa đơn GTGT cần phải được thực hiện độc lập, không nhất thiết là phải đồng thời với nghiệp vụ giao hàng hoặc nhập hàng.
Cách xử lý trong phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8
1C:KẾ TOÁN 8 cho phép tổ chức công việc kế toán cho bộ phận kho và bộ phận kế toán ghi nhận hóa đơn. Việc nhập kho và xuất kho do được ghi nhận vào hệ thống tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ thực tế, còn việc ghi nhận hóa đơn GTGT có thể được thực hiện độc lập tại thời điểm nhận được thực tế.
Tình huống 9: Đánh số liên tục cho hóa đơn GTGT khi trong doanh nghiệp có nhiều bộ phận đồng thời cùng giao hàng và cung cấp dịch vụ.
Một doanh nghiệp có thể có nhiều bộ phận bán hàng, ví dụ, có bộ phận bán lẻ và một bộ phận cung cấp dịch vụ gia công. Trong trường hợp này, các bộ phận bán hàng và cung cấp dịch vụ thực hiện các công việc của mình và lập ra các chứng từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, còn bộ phận kế toán sẽ viết hóa đơn GTGT. Việc đánh số hóa đơn GTGT cũng cần phải đảm bảo tính liên tục trình tự, còn các chứng từ "Bán hàng" hoặc "Biên bản cung cấp dịch vụ" sẽ được đánh số độc lập với nhau. Đây là một đặc điểm cần tính đến trong chương trình kế toán có in hóa đơn GTGT.
Cách xử lý trong phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8
Trong 1C:KẾ TOÁN 8, vì các nghiệp vụ giao hàng và cung cấp dịch vụ được tách biệt với việc lập hóa đơn GTGT, do đó, số thứ tự của hóa đơn được đánh lần lượt liên tiếp chứ không bị phân tách ra theo nhiều khoảng của nhiều bộ phận cung cấp thực tế.
Một số bài viết liên quan:
Hướng dẫn sử dụng và tùy chỉnh việc in hóa đơn trong phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8 trong Nghị định 51
Slide giới thiệu: Áp dụng Nghị định 51/2010/NĐ-CP trong phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8
Website Công ty cổ phần Hệ thống 1-V.
