Nhiều doanh nghiệp không tiến hành kế toán theo đơn giá dự tính đối với các dịch vụ do các bộ phận cung cấp lẫn nhau, và giá thành các dịch vụ như vậy được tính trên cơ sở phân bổ là tỷ lệ số lượng hiện vật. Trong đó, mỗi bộ phận có sử dụng riêng một đơn vị hiện vật, còn trong khuôn khổ của doanh nghiệp, để tính giá thành của nhiều dạng dịch vụ khác nhau có thể sử dụng nhiều đơn vị hiện vật khác nhau.

Ví dụ, giá thành dịch vụ vận chuyển hàng hóa có thể được tính tỷ lệ theo khoảng cách mà xe vận tải đã đi để phục vụ cho nhu cầu của mỗi bộ phận. Giá thành dịch vụ sưởi ấm có thể được tính tỷ lệ với diện tích được sưởi ấm của mỗi bộ phận sản xuất. Giá thành dịch vụ làm mát có thể được tính tỷ lệ với điện năng đã được dùng cho mỗi bộ phận.

Việc tính giá thành dịch vụ nội bộ theo tỷ lệ với đơn vị hiện vật có thể được thực hiện tự động. Trong chính sách kế toán trên thẻ “Sản xuất” có chỉ ra phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chính và sản xuất bổ trợ đối với dịch vụ dành cho các bộ phận trong doanh nghiệp theo khối lượng xuất xưởng.

Đơn vị hiện vật được chỉ ra trong chứng từ “Báo cáo sản xuất theo ca” trên thẻ “Dịch vụ” trong cột “Số lượng”. Trên phần đầu của chứng từ có chỉ ra bộ phận cung cấp dịch vụ (Phòng vận tải, Bộ phận cung cấp nhiệt…). Trong phần bảng là những bộ phận sử dụng các dịch vụ này (cửa hàng, kho bãi, phân xưởng sản xuất chính) và khối lượng đã sử dụng. Khối lượng dịch vụ đã cung cấp theo đơn vị hiện vật được chỉ ra trong cột “Số lượng”.

Khi kết chuyển chứng từ “Báo cáo sản  xuất theo ca”, việc cung cấp dịch vụ nội bộ chỉ được phản ánh vào một biểu ghi đặc biệt (Biểu ghi tích lũy “Xuất xưởng thành phẩm và dịch vụ”). Khi kết chuyển giao dịch hàng kỳ “Đóng tài khoản 1541, 1542, 627, 642”, chứng từ “Đóng tháng” sẽ tự động xác định và phản ánh vào kế toán tính giá thành của các dịch vụ này.

Ví dụ

Giả sử, khi tính giá thành sản phẩm của một bộ phận nào đó trong doanh nghiệp, cần tính dịch vụ của 2 trạm nén khí cho phân xưởng sản xuất khí đốt tự nhiên theo tỷ lệ với khối lượng của khí đốt được xuất xưởng theo mỗi bộ phận.

Cứ cho là có 3 phân xưởng sản xuất: “Phân xưởng 1”, “Phân xưởng 2”, “Phân xưởng 3”. Cuối mỗi tháng có ghi lại chỉ số công-tơ-mét của mỗi phân xưởng.

Giả sử, trong tháng 3 chỉ số của trạm khí nén giá số 1 (bộ phận “Khí nén”) như sau:

-    trong bộ phận “Phân xưởng 1” đã sử dụng 20 nghìn m3 khí

-    trong bộ phận “Phân xưởng 2” đã sử dụng 15 nghìn m3 khí.

Các chỉ số của trạm khí nén số 2 (bộ phận “Khí nén”) như sau:

-    trong bộ phận “Phân xưởng 2” đã sử dụng 25 nghìn m3 khí

-    trong bộ phận “Phân xưởng 3” đã sử dụng 10 nghìn m3 khí.

Chúng ta cùng tính giá thành dịch vụ cung cấp khí cho các phân xưởng sản xuất.

Cơ sở phân bổ

Chúng ta phản ánh cơ sở phân bổ bằng chứng từ “Báo cáo sản xuất theo ca” trên thẻ “Dịch vụ”.

Chi phí

Giả sử, để cung cấp dịch vụ khí nén cho các bộ phận sản xuất nội bộ theo bộ phận “Khí nén” có ghi nhận các chi phí sau.

Chi phí dịch vụ cho nhà cung cấp khí đốt, được tính theo đơn giá 2 triệu/m3:

    20 + 15 + 25 + 10 = 70 m3

70 m3 x 2 triệu/m3 = 140 triệu đồng

Chi phí nhân công  của bộ phận “Khí nén” là

    Nguyễn Văn A – 10 triệu đồng

    Hoàng Thị B – 10 triệu đồng

Chi phí khấu hào thiết bị của trạm, giả sử là 30 triệu đồng.

Còn chi phí sửa chữa và dầu mỡ là 10 triệu đồng.

Tổng chi phí: 140 triệu + 20 triệu + 30 triệu + 10 triệu = 200 triệu

Giá thành

Khi kết chuyển chứng từ “Đóng tháng” chúng ta nhận được kết quả tính toán giá thành dịch vụ khí nén như sau:

-    đối với bộ phận “Phân xưởng 1”:

200 triệu x 20 / (20 + 15 + 25 + 10) = 57,143 triệu

-    đối với bộ phận “Phân xưởng 2”:

200 triệu x (15 + 25) / (20 + 15 + 25 + 10) = 114,285 triệu

-    đối với bộ phận “Phân xưởng 3”:

200 triệu x 20 / (20 + 15 + 25 + 10) = 28,571 triệu

Như vậy, giá thành dịch vụ cung cấp khí né sẽ được tính vào giá thành của sản phẩm do bộ phận sản xuất xuất xưởng theo tỷ lệ với khối lượng khí nén đã dùng cho mỗi bộ phận.