Mua hàng:0983715689 Diễn đàn   Đặt câu hỏi
Hỗ trợ sử dụng Tư vấn mua hàng
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Call 04.5148550
Phản hồi, ý kiến góp ý của bạn với 1VS Phản hồi - góp ý
Hotline:(0988-721-127)
(04) 3514-85-50
(04) 3514-85-51
(04) 3514-84-30
Share |

1C:Quản lý tổng thể (ARM)

Đăng ký nhận bài viết
  1. Bạn đang dùng giải pháp 1C nào?
    1. 1C:KẾ TOÁN 8
      1181 (98.83%)
    2. 1C:Bán lẻ 8
      305 (25.52%)
    3. 1C:Quản lý thương mại
      140 (11.72%)
    4. 1C:Quản lý tổng thể (ARM)
      93 (7.78%)
    5. 1C:Quản lý văn bản (ECM)
      72 (6.03%)
    6. 1C:Hóa đơn
      67 (5.61%)
    7. 1C:Hiệu thuốc
      54 (4.52%)
    8. 1C:Cửa hàng điện máy
      52 (4.35%)
    9. 1C:Nhà hàng
      47 (3.93%)


1C:Quản lý văn bản (ECM)


Phần mềm quản lý tài liệu, quản lý hồ sơ

Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản

(Document Management)                            









"1C:Quản lý văn bản (ECM)" cho phép tiến hành kế toán, thống kê các văn bản chính thức của doanh nghiệp. Các nguyên tắc ghi nhận và theo dõi được thiết lập trong chương trình phù hợp với luật pháp hiện hành, thực tế quản lý hồ sơ văn bản trong nước và trên thế giới.

Kiểu văn bản

Công việc được tiến hành với ba kiểu văn bản:

  • văn bản đến;
  • văn bản đi;
  • văn bản nội bộ.

Mỗi văn bản có thể đính kèm một hoặc nhiều tệp (ví dụ, hình ảnh, hình quét của văn bản giấy).

Văn bản đến

Trong phần mềm quản lý tài liệu, văn bản "1C:Quản lý văn bản (ECM)" có tính năng ghi nhận văn bản, tài liệu đến từ pháp nhân, cũng như các cá nhân phù hợp với truyền thống quản lý hồ sơ trong thực tế áp dụng tại Việt Nam và trên thế giới.

Sơ đồ thông thường khi quản lý tài liệu, văn bản đến:

  • ghi nhận sơ bộ văn bản đến;
  • xem xét;
  • thực hiện.

Văn bản đi

Trong phần mềm quản lý tài liệu, văn bản, văn bản đi có thể được tạo độc lập hoặc trên cơ sở trả lời văn bản đến. Nhân viên văn thư sẽ thực hiện đánh số văn bản đã đăng ký cho văn bản đi sau khi văn bản được thống nhất và phê duyệt bởi người có trách nhiệm.

Sau khi ghi lại văn bản đi là văn bản trả lời cho văn bản đến thì trong văn bản đến sẽ tự động đặt dấu hiệu Đã gửi trả lời.

Sơ đồ thông thường khi xử lý văn bản đi:

  • tạo văn bản đi;
  • thống nhất ý kiến văn bản đi;
  • duyệt văn bản đi;
  • đăng ký văn bản đi.

Văn bản đến và văn bản đi tự động liên hệ với nhau bởi đường dẫn.

Văn bản nội bộ

Trong phần mềm quản lý tài liệu, văn bản, văn bản nội bộ là các văn bản tổ chức hành chính và văn bản tra cứu có tính chất chính thức, ví dụ như các quyết định theo các hoạt động chính, văn bản quản lý hồ sơ nhân sự, biên bản, ghi chép công việc...

Sau khi đã thống nhất và duyệt, nhân viên vă thư hoặc người chịu trách nhiệm khác sẽ thực hiện đánh số thứ tự đăng ký cho văn bản nội bộ.

Dạng văn bản

Dạng văn bản là đặc tính quan trọng của văn bản. Dạng văn bản xác định:

  • thời hạn chuẩn để thực hiện văn bản;
  • lộ trình hóa xử lý văn bản;
  • các quy tắc tạo số thứ tự đăng ký.

Trong chương trình có thực hiện các bản ghi riêng về dạng văn bản đi, văn bản đến và văn bản nội bộ.

Phần mềm quản lý tài liệu 1C:Quản lý văn bản - Dạng văn bản
     

Đánh số văn bản

Trong phần mềm quản lý tài liệu, văn bản "1C:Quản lý văn bản (ECM)" có hệ thống tạo số thứ thự đăng ký của văn bản một cách mềm dẻo tùy thuộc vào ngày, dạng văn bản, người trao đổi tin (đối với văn bản đi và văn bản đến) và bộ phận. Có thể quy định bộ đánh số riêng cho mỗi dạng văn bản.

Phần mềm quản lý tài liệu 1C:Quản lý văn bản - Đánh số văn bản 

Thẻ văn bản

Trong phần mềm quản lý tài liệu, văn bản, trên văn bản mới có tự động đưa ra thẻ đăng ký ghi nhận. Người sử dụng có thể tự tùy chỉnh hình dạng bên ngoài của thẻ và tập hợp các trường của thẻ đối với mỗi dạng văn bản. Có thể thêm mới, cũng như xóa bỏ các trường bổ sung. Thẻ văn bản có thể được tách riêng để in.

Nhờ có thẻ của văn bản đi và văn bản đến bất kỳ mà có thể xem toàn bộ lịch sử liên lạc với người trao đổi tin.

Phần mềm quản lý tài liệu 1C:Quản lý văn bản - Thẻ văn bản

Các thuộc tính bổ sung của phần mềm quản lý tài liệu, văn bản

Các thuộc tính bổ sung (mục tin và thông tin) được tùy chỉnh bởi người quản trị hoặc người sử dụng chịu trách nhiệm về thông tin tra cứu. Có thể tùy chỉnh riêng các thuộc tính bổ sung đối với mỗi kiểu (văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ) hoặc dạng văn bản. Để gắn thuộc tính với dữ liệu, có sử dụng tập hợp các thuộc tính.

Phần mềm quản lý tài liệu 1C:Quản lý văn bản - Các thuộc tính bổ sung

Ví dụ về tùy chỉnh các thuộc tính bổ sung: có thể đặt dấu hiệu thiết thực và bổ sung dấu hiệu đặc biệt đối với văn bản nội bộ có dạng "Bản ghi nhớ".

Phần mềm quản lý tài liệu 1C:Quản lý văn bản - Các thuộc tính bổ sung

Tính năng khác

  • Trong chương trình có hỗ trợ việc quản lý truy cập cá nhân. Khi đó có xem xét các tùy chỉnh cho phép hạn chế quyền truy cập của nhân viên với các văn bản được đưa vào và thông tin cá nhân.
  • Các văn bản nội bộ được lưu trong cấu trúc tệp được sử dụng để sắp xếp và hạn chế quyền truy cập đến các văn bản đó.


Nên tham khảo thêm các phần sau: 

Tính năng chính

Lưu tệp

Làm việc theo nhóm và quản lý phiên bản tệp

Quy trình nghiệp vụ (BPM)

Ghi nhận thời gian làm việc

Quản lý hồ sơ (RM)

Internet và Email

Cơ chế tích hợp

Tùy chỉnh cá nhân