Quản lý danh mục hồ sơ

Phù hợp với quy chế về quản lý văn bản hoặc với hướng dẫn quản lý hồ sơ của doanh nghiệp, trong chương trình tùy chỉnh danh sách hồ sơ mà sau này được dùng để tạo các hồ sơ mới (quyển) và để sao chép đưa vào hồ sơ các văn bản đã thực hiện. Mỗi hồ sơ (quyển) tượng trưng cho thư mục giấy mà chuyển vào đó tài liệu dưới dạng giấy tờ truyền thống. Nếu đóng hồ sơ thì chương trình cấm sao chép tài liệu đã chuyển vào hồ sơ đó.

Đối với mỗi hồ sơ (quyển) có thẻ mà trên đó có thể chỉ ra mã hiệu, thể loại, thời hạn lưu, danh sách các điều khoản, dấu hiệu của hội đồng xác định giá trị tài liệu.

Danh sách hồ sơ được duyệt bởi người lãnh đạo doanh nghiệp và được tiến hành do người chịu trách nhiệm về thông tin tra cứu.

Danh sách hồ sơ năm nay có thể được tự động chuyển sang năm sau.

In và quét ảnh

Danh sách hồ sơ có thể được đưa ra in theo dạng thông thường. Văn bản giấy đã chuẩn bị được chứng thực bởi chữ ký giám đốc và con dấu doanh nghiệp.

Ngoài ra chương trình cho phép in bản mẫu quản lý hồ sơ khác nhau, mà cần để hỗ trợ quản lý hồ sơ về giấy tờ, ví dụ:

• hồ sơ;

• bản kê nội bộ hồ sơ;

• tờ công chứng hồ sơ;

• sơ đồ thay thế hồ sơ.

Khi in nhiều bản mẫu có thể đưa ra tên gọi doanh nghiệp và họ tên người chịu trách nhiệm, ví dụ, giám đốc doanh nghiệp, lãnh đạo bộ phận chịu trách nhiệm quản lý tài liệu…

Văn bản giấy bất kỳ có thể được quét ảnh và kết nhập vào cơ sở thông tin từ máy quét ảnh kiểu bất kỳ có hỗ trợ chuẩn TWAIN. Sau khi kết thúc quá trình quét ảnh sẽ tự động tạo bản sao văn bản (tệp) điện tử. Dựa trên tệp này có thể tạo văn bản nội bộ để sao chép đưa vào hồ sơ.

Khi cần trên thẻ văn bản có thể ra thông tin về thành phần phiên bản giấy của văn bản.

• số lượng tờ;

• số lượng phụ lục;

• số lượng tờ trong các phụ lục.

Nhật ký chuyển giao

Đối với mỗi văn bản nội bộ, văn bản đi hoặc văn bản đến đều có thẻ. Từ thẻ văn bản đến, đi và nội bộ có thể truy cập nhật ký chuyển giao. Nhật ký này có bản ghi về việc chuyển giao văn bản giấy hoặc bản sao cho nhân viên và sự hoàn trả văn bản đã giao. Có chỉ định người chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ.

Có thể chuẩn bị và in báo cáo bằng dữ liệu của nhật ký chuyển giao văn bản đang ở chỗ nhân viên.