Bán lẻ và chỗ làm việc của thủ quỹ
Khi lập chứng từ bán hàng, có sử dụng các thiết bị bán hàng khác nhau như: máy tính tiền, máy quét mã vạch, cân điện tử…
Máy tính tiền có thể được sử dụng ở các chế độ làm việc sau.
Máy tính tiền ở chế độ máy ghi nhận tiền mặt
Nếu làm việc ở chế độ máy ghi nhận tiền mặt thì máy tính tiền được kết nối trực tiếp với máy tính của người sử dụng. Để lập nhanh chứng từ bán hàng, có sử dụng các thiết bị bán hàng hiện đại như: máy quét mã vạch, cân điện tử… Để tiện lợi cho công việc, có sử dụng giao diện quầy thu ngân. Khi đánh séc trên máy tính tiền thì trong cơ sở thông tin tự động ghi nhận chứng từ "Séc máy tính tiền".
Máy tính tiền ở chế độ Offline
Nếu máy tính tiền làm việc ở chế độ Offline thì mọi thông tin về hàng hóa được kết xuất ra và lưu vào thiết bị ghi nhớ của máy tính tiền. Nếu làm việc với máy tính tiền thì việc ghi nhận chứng từ bán hàng được thực hiện theo mã hàng. Người sử dụng có thể đánh mã hàng bằng bàn phím máy tính ở quầy thu ngân hoặc đọc mã hàng hóa bằng máy quét mã vạch. Cuối phiên thu ngân thì phải kết xuất dữ liệu bán hàng từ máy tính ở quầy thu ngân vào phần mềm kế toán.
Máy tính tiền ở chế độ Online
Ở chế độ Online thì máy tính tiền sẽ nhận được tất cả dữ liệu về hàng hóa một cách linh hoạt từ phần mềm. Thông tin về chứng từ bán hàng do quầy thu ngân lập sẽ được chuyển ngay vào phần mềm kế toán. Không mất thời gian kết nhập dữ liệu vào máy tính tiền vì mọi thông tin cần thiết được tự động lấy ra từ phần mềm kế toán. Nhờ đó mà trong phần mềm kế toán lưu toàn bộ thông tin bán hàng một cách chính xác thuận lợi cho việc phân tích và xử lý.
 Chỗ làm việc của thủ quỹ (Quầy thu ngân)
Nếu sử dụng máy tính tiền ở chế độ máy ghi nhận tiền mặt thì trong giải pháp ứng dụng có một giao diện đặc biệt là "Quầy thu ngân". Giao diện này cho phép làm việc mà không cần sử dụng chuột và thậm chí là không cần sử dụng bàn phím (sử dụng màn hình cảm ứng Touch-screen).
Giao diện "Quầy thu ngân" có các tính năng sau:
- chọn một trong hai chế độ giao diện:
- bán lẻ không phải là hàng thực phẩm;
- bán lẻ hàng thực phẩm;
- lựa chọn hàng hóa (bằng cách xem số dư và giá tiền khi lựa chọn);
- tự động điền chứng từ trả lại hàng vào ngày bán hoặc muộn hơn;
- tìm kiếm hàng hóa theo mã số, mã vạch, nhãn hiệu;
- tìm kiếm hàng hóa theo tên gọi dưới dạng nội dung;
- tương tác với thiết bị bán hàng:
- máy ghi nhận tiền mặt;
- thiết bị đọc thẻ từ;
- hệ thống thẻ thanh toán;
- bàn phím được lập trình của người bán (hoặc màn hình cảm ứng touch–screen);
- màn hình khách hàng;
- máy quét mã vạch.
Phương án giao diện "Bán lẻ không phải là hàng thực phẩm"
Nếu lập chứng từ bán hàng bằng phương án giao diện "Bán lẻ không phải là hàng thực phẩm" thì thủ quỹ sử dụng chuột và bàn phím để nhập dữ liệu.
Phần đầu màn hình có cửa sổ thông tin về tiền mặt. Trong cửa sổ có hiển thị thông tin về chứng từ bán hàng hiện tại: số tiền chiết khấu, tổng số đã chiết khấu, số tiền thanh toán đã chiết khấu.
Trong cửa sổ chính phản ánh thông tin về hàng đã bán. Trong đó cần chỉ ra: mặt hàng, số lượng hàng, đơn giá, kiểu chiết khấu và phần trăm chiết khấu, số tiền đã chiết khấu.
Để quản lý quá trình bán hàng, có thể sử dụng các phím chức năng trên bàn phím máy tính.
Để ghi nhận chứng từ bán hàng, cần quét mã vạch hàng hóa hoặc bổ sung thủ công bằng cách chọn (nút "Chọn"). Sau đó, trong cửa sổ chính sẽ hiển thị mặt hàng tương ứng. Tiếp theo cần đặt chiết khấu nếu có chiết khấu và nhấn nút "Thanh toán".
Phương án giao diện "Bán lẻ thực phẩm"
Nếu sử dụng phương án giao diện "Bán lẻ thực phẩm" thì dữ liệu chỉ được nhập từ bàn phím mà không sử dụng chuột.
Ở phần bên phải màn hình có thể hiển thị các nút để nhấn thuận tiện từ chương trình của người bán, màn hình cảm ứng (Touch-screen), bàn phím máy tính hoặc chuột. Mỗi nút thực hiện những thao tác đã định tương ứng với các phím nóng trên bàn phím.
Thủ quỹ thao tác theo trình tự sau.
Đọc mã vạch của hàng hóa ghi trên nhãn hiệu hàng hóa.
Nếu mã vạch không đọc được thì thủ quỹ nhập trình tự các số mã vạch, nhấn phím "Tìm kiếm theo mã vạch" trên màn hình hoặc trên bàn phím.
Nếu mã vạch vẫn không tìm thấy thì thủ quỹ nhấn phím "Chọn", bằng cách tìm kiếm theo hàng hóa sẽ tìm được hàng hóa cần thiết, nhấn phím Enter.
Nếu cần đặt số lượng hàng hóa thì thủ quỹ đánh số lượng ở bảng số trên bàn phím (hoặc bằng cách nhấn các nút trên phần mềm), nhấn phím đặt số lượng. Trong dòng hàng hóa có thể thay đổi số lượng.
Nếu cần đặt giá hàng hóa (và phần mềm cho phép thủ quỹ thay đổi giá) thì thủ quỹ đánh giá mới bằng bảng số trên bàn phím (hoặc bằng cách nhấn các nút trên phần mềm), thủ quỹ nhấn phím đặt giá. Trong dòng hàng hóa giá đã được thay đổi.
Nếu cần đặt chiết khấu cho từng mặt hàng thì thủ quỹ nhập phần trăm (số tiền) chiết khấu, nhấn phím đặt phần trăm (số tiền) chiết khấu.
Nếu người mua từ chối mua một loại hàng hóa nào đó thì bằng cách tìm kiếm theo bảng hàng hóa sẽ tìm thấy dòng cần thiết của hàng hóa, nhấn phím xóa bỏ dòng hàng hóa.
Khi lập xong phần bảng của séc máy tính tiền thì thủ quỹ nhấn phím "Thanh toán". Tiếp theo, trên màn hình máy tính sẽ mở ra cửa sổ thanh toán mua hàng hóa.
Nhận thanh toán từ người mua
Trong cửa sổ thanh toán cần chỉ ra số tiền đã nhận từ người mua. Phần mềm tự động tính tiền thừa trả lại.
Nếu người mua muốn thanh toán bằng thẻ thanh toán thì cần quẹt thẻ vào thiết bị đọc thẻ từ hoặc nhập thông tin thẻ, sau khi đã chọn được thẻ thanh toán từ danh sách thẻ thanh toán có trong đó.
Trong giải pháp ứng dụng có tình huống khi người mua thanh toán một phần tiền mặt cho số hàng đã mua còn lại sẽ chịu lại (hoặc là chịu toàn bộ số tiền mua hàng).
Kết thúc phiên làm việc của quầy thu ngân
Khi lập giao dịch "Đóng phiên làm việc" thì trên cơ sở séc máy tính tiền đã đánh về số hàng đã bán và trả lại, người thu ngân cần lập chứng từ "Bảng kê bán lẻ".
|
Website Công ty cổ phần Hệ thống 1-V.
