 Kế toán thanh toán với đối tác
Công việc kế toán thanh toán với đối tác phụ thuộc vào phương pháp hạch toán được quy định trong hợp đồng.
Dữ liệu để ghi nhận việc thanh toán
Đặt tài khoản hạch toán với đối tác
Điều chỉnh công nợ
Dữ liệu để ghi nhận việc thanh toán
Thông tin về hợp đồng với đối tác và những điều kiện thanh toán cần phải được nhập vào cơ sở thông tin. Vả lại, với một đối tác có thể ký một số hợp đồng với những điều kiện thanh toán khác nhau.
Trong hợp đồng có thể chọn một trong những phương án so sánh công nợ giữa doanh nghiệp và đối tác như sau:
- bằng tiền Việt Nam;
- theo đơn vị quy ước;
- theo ngoại tệ.
Phương án cuối cùng thích hợp để thanh toán với đối tác nước ngoài, còn hai phương án đầu có thể được sử dụng để thanh toán với các đối tác trong nước. Vả lại, phương án thanh toán bằng đơn vị quy ước có nghĩa như sau: phần công nợ đối trừ theo hợp đồng được ấn định bằng ngoại tệ mà được chọn làm đơn vị quy ước của hợp đồng nhưng thanh toán bằng tiền Việt Nam. Để nhập những thay đổi trạng thái hạch toán, số tiền thanh toán được chuyển sang đơn vị quy ước theo tỷ giá ngoại tệ tại ngày thanh toán.
Thanh toán với đối tác có thể được tính với nhiều cấp độ chi tiết khác nhau:
- theo hợp đồng nói chung;
- theo từng chứng từ hạch toán (giao hàng, thanh toán...).
Trong quan hệ tương tác với các đối tác có một thực tế là khi mà lần thanh toán được gắn cụ thể với một lần giao hàng: hoặc trước tiên là trả tiền (theo hóa đơn tính tiền), sau đó nhập dữ liệu về việc giao hàng (giao hàng trả tiền trước); hoặc trước là tiên nhập dữ liệu về việc giao hàng, sau đó nhập số tiền thanh toán (giao hàng trả tiền sau). Chi tiết hóa việc thanh toán theo từng chứng từ thanh toán sẽ thích hợp với thực tế tương tự trong quan hệ làm ăn.
Nhưng đối với những quan hệ tương tác lâu dài với những đối tác làm ăn tin cậy thì việc thanh toán không bị ràng buộc với những lần giao hàng cụ thể. Chẳng hạn, theo những điều kiện hợp đồng, đối tác có thể giao hàng cho công ty trong vòng một tháng theo đơn đặt hàng một lần của các bộ phận trong công ty, còn hết tháng phòng tài chính của công ty sẽ thanh toán cho đối tác tất cả các lần giao hàng trước và chuyển một phần tiền trả trước sang tháng tiếp theo. Phương án chi tiết hóa thanh toán với đối tác theo hợp đồng nói chung sẽ thích hợp với những thực tế quan hệ tương tự cho dù có thể chọnphương án chi tiết hóa theo từng chứng từ hạch toán.
Thiết lập tài khoản hạch toán với đối tác
Khi nhập chứng từ hạch toán trong cơ sở dữ liệu, các bút toán được lập ra tự động. Khi đó, đối tác sẽ được ghi trong bút toán với tư cách là khoản mục bên Nợ hoặc bên Có cho mục đích kế toán chi tiết. Hợp đồng có thể được chỉ ra trong khoản mục thứ hai của bút toán, còn chứng từ hạch toán được ghi trong khoản mục thứ ba.
Trong phần mềm có thể tiến hành kế toán chi tiết theo từng chứng từ hạch toán, thậm chí trong trường hợp người sử dụng trực tiếp không cần điều đó, nghĩa là trong hợp đồng có chi tiết hóa việc hạch toán theo hợp đồng nói chung. Nếu trong hợp đồng có lựa chọn phương án thanh toán bằng những đơn vị quy ước thì để xác định chênh lệch tỷ giá một cách hợp lệ, khi nhập các thay đổi về việc hạch toán, cần phải gắn với chứng từ thanh toán cụ thể, khi đó chứng từ thanh toán sẽ được chọn từ cơ sở dữ liệu một cách tự động theo phương pháp FIFO.
Số tiền trong các chứng từ được tự động chia ra thành khoản thanh toán nợ và khoản ứng trước vì theo nguyên tắc kế toán, số tiền này cần được phản ánh một cách riêng biệt với nhau khi lập ra báo cáo tài chính.
Trong chứng từ hạch toán có chỉ ra các tài khoản kế toán dùng cho kế toán thanh toán với đối tác mà được sử dụng trong các bút toán.
Tuy nhiên, người sử dụng chưa chắc đã phải tự mình chỉ ra các tài khoản của kế toán trong chứng từ vì chúng được đặt tự động ngay sau khi người sử dụng chọn đối tác và hợp đồng. Một bản ghi thích hợp nhất trong danh sách đặc biệt được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu sẽ được chọn tự động để đặt các tài khoản theo mặc định.
Nhờ chế độ đặt tự động các tài khoản doanh nghiệp nên có thể ủy nhiệm cho những người sử dụng không phải là kế toán viên để nhập các chứng từ thanh toán. Còn các kế toán viên chỉ cần dành cho mình chức năng kiểm tra trạng thái danh sách mà được dùng để đặt các tài khoản doanh nghiệp vào các chứng từ thanh toán ở chế độ tự động.
Điều chỉnh công nợ
Phần mềm kế toán "1C:KẾ TOÁN 8" cung cấp các phương tiện tự động kiểm tra lại các hạch toán công nợ với các đối tác và có thể điều chỉnh chúng.
Một trong những phương tiện đó là chứng từ "Điều chỉnh công nợ".
Nhờ có chứng từ này, có thể tiến hành hạch toán đối trừ công nợ giữa bên Nợ và bên Có mà phát sinh theo các hợp đồng khác nhau của cùng một đối tác. Có thể chuyển nợ từ đối tác này sang đối tác khác (chẳng hạn khi tái cơ cấu công nợ), ghi giảm nợ khó đòi.
Ngoài ra, trong phần mềm còn có chứng từ hữu dụng khác, đó là "Kiểm kê công nợ với đối tác".
Chứng từ này tự động hóa quá trình lập biên bản kiểm kê hạch toán với người phải thu và người phải trả.
 Trang sau
 Trang trước |
Website Công ty cổ phần Hệ thống 1-V.
