Công việc kế toán hàng ngày và các báo cáo kế toán chuẩn
Công việc kế toán hiện tại là thu thập các thông tin về những sự kiện hoạt động kinh doanh và ghi nhận các sự kiện này vào cơ sở dữ liệu bằng cách nhập các chứng từ, bằng các giao dịch mẫu và bằng các giao dịch thủ công.
Bằng cách phương thức khác nhau, phần mềm kế toán "1C:KẾ TOÁN 8" làm đơn giản hóa công việc hàng ngày của các kế toán viên. Có thể kể ra như sau: cơ chế Điền nhanh chứng từ, màn hình kế toán, kiểm tra nhanh công việc kế toán, cơ chế diễn giải .
Các báo cáo kế toán chuẩn dùng để xem qua kết quả của công việc kế toán hiện tại. Về bản chất, các báo cáo chuẩn là cơ chế hiệu quả để xem các số liệu tổng hợp và chi tiết của kế toán doanh nghiệp trong công việc hiện tại.
Do tình hình thị trường thay đổi một cách nhanh chóng cho nên người lãnh đạo cần phải có công cụ phân tích nhanh các chỉ tiêu quan trọng trạng thái tài chính của doanh nghiệp và sự thay đổi các chỉ số đó theo thời gian. Để giải quyết nhiệm vụ trên trong phần mềm có sẵn tập hợp báo cáo đặc biệt giống như là một chức năng mới "Trung tâm quản lý chống khủng hoảng".
Phản ánh vào kế toán các sự kiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Điền nhanh chứng từ
Tùy chỉnh cá nhân để đặt giá trị theo mặc định
Nhập chứng từ trên cơ sở chứng từ khác
Tự động điền phần bảng chứng từ
Điền phần bảng chứng từ bằng phương thức chọn
Tự động đặt giá
Tự động đặt tài khoản kế toán doanh nghiệp
Màn hình kế toán
Các báo cáo kế toán chuẩn
Bảng cân đối tài khoản
Bảng cân đối dạng bàn cờ
Bảng cân đối theo tài khoản
Phân tích tài khoản
Thẻ tài khoản
Phân tích khoản mục
Phát sinh giữa các khoản mục
Thẻ khoản mục
Bút toán tổng hợp
Báo cáo theo các bút toán
Sổ chính
Biểu đồ
Cơ chế diễn giải
Báo cáo chống khủng hoảng dành cho lãnh đạo
Phản ánh vào kế toán các sự kiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Phương pháp chính của cấu hình để ghi nhận các sự kiện hoạt động kinh doanh là bằng các chứng từ.
Thường thì chứng từ của cơ sở dữ liệu cho phép in thông tin ra giấy và có thể tham gia vào việc quản lý luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp.
Khi sử dụng tất cả các phương pháp nhập các sự kiện kinh doanh, có lập ra các bút toán thích hợp để xem qua sổ bút toán. Có thể xem xuất xứ của từng bút toán trong sổ này một cách khá đơn giản: bằng cách nhấp đúp chuột vào bản ghi bút toán, có thể mở biểu mẫu chứng từ hoặc giao dịch thủ công đã tạo ra bút toán này.
Về mặt nguyên tắc, kế toán viên có thể làm việc với các số liệu của kế toán doanh nghiệp khi sử dụng sổ bút toán, khi tùy chỉnh bút toán này hay bút toán khác bằng cách mở các chứng từ giao dịch ra. Tuy nhiên, nếu trong doanh nghiệp có nhiều rất hoạt động thì trong kỳ báo cáo thường có ghi lại một số lượng rất lớn các bút toán, và như vậy phương pháp làm việc tương tự với các số liệu kế toán thường rất bất tiện.
Điền nhanh chứng từ
Phần mềm kế toán "1С:KẾ TOÁN 8" có rất nhiều các công cụ để tăng tốc quá trình điền chứng từ và nhập các giao dịch kinh tế.
Tùy chỉnh cá nhân để đặt giá trị theo mặc định
Trong tùy chỉnh cá nhân của người sử dụng có thể chỉ ra một loạt giá trị mà người sử dụng dự định dùng thường xuyên như: doanh nghiệp chúng ta, kho bãi, thuế suất GTGT…
Những tùy chỉnh này được sử dụng để đặt tự động vào các mục tin tương ứng lúc bắt đầu điền chứng từ mới, nếu cơ sở thông tin không có dữ liệu chính xác hơn.
Ví dụ, nếu trong danh mục "Mặt hàng" đối với loại hàng hóa nào đó có chỉ ra đơn vị tính cụ thể và thuế suất GTGT (không được để trống các mục tin tương ứng) thì những giá trị này sẽ được ưu tiên trước những giá trị đã chỉ ra trong tùy chỉnh cá nhân của người sử dụng. Có nghĩa là chính những giá trị của danh mục sẽ được đặt theo mặc định phần mềm kế toán "1C:KẾ TOÁN 8" khi điền phần bảng chứng từ.
Đơn vị tính và thuế suất GTGT đã được chỉ ra trong tùy chỉnh cá nhân của người sử dụng sẽ được đặt đối với những loại hàng hóa mà trong danh mục "Mặt hàng" có những mục tin tương ứng chưa điền.
Nhập chứng từ trên cơ sở chứng từ khác
Nếu chứng từ mới về mặt lô-gíc có liên quan với chứng từ đã được ghi vào cơ sở thông tin thì điền chứng từ mới trên cơ sở của chứng từ này. Tất cả thông tin có trong chứng từ này sẽ tự động chuyển sang chứng từ mới.
Tự động điền phần bảng chứng từ
Tự động điền – đấy là tự động điền phần bảng bằng menu có nút lệnh "Điền" nằm trên phần bảng biểu mẫu chứng từ. Thành phần menu của nút lệnh này phụ thuộc vào dạng chứng từ.
Điền phần bảng chứng từ bằng phương thức chọn
Phương thức chọn giúp điền nhanh phần bảng chứng từ bằng các giá trị của một số danh mục, khi nhấp chuột vào bản ghi trong biểu mẫu đã mở.
Khi đó một phần cột của phần bảng tự động được điền bằng các giá trị theo mặc định, nếu các giá trị này đã được chỉ ra trong cơ sở thông tin (ví dụ, giá thành, tài khoản trong kế toán doanh nghiệp, thuế suất GTGT).
Tự động đặt giá
Nếu ghi nhận giá hàng kịp thời thì khi điền phần bảng chứng từ tiếp nhận vào giao vật tư, hàng hóa giá sẽ được đặt tự động sau khi chọn phần tử tương ứng trong danh mục "Mặt hàng".
Tự động đặt tài khoản kế toán doanh nghiệp
Các cơ chế trong phần mềm "1C:KẾ TOÁN" bảo đảm khi điền chứng từ:
- tự động đặt tài khoản kế toán mặt hàng,
- tự động đặt tài khoản hạch toán với đối tác.
Nhờ những cơ chế trên (và cơ chế khác) tự động đặt giá trị (có nghĩa là cơ chế đặt theo mặc định) có thể phân chia công việc theo kế toán biến động vật tư, hàng hóa và hạch toán với đối tác giữa kế toán viên và những người lao động khác trong doanh nghiệp bằng cách sau.
Kế toán viên thực hiện hướng dẫn phương pháp chung, kiểm soát và nhập dữ liệu được sử dụng để đặt tài khoản kế toán vào chứng từ. (Chú ý là phần mềm kế toán “1C:KẾ TOÁN 8” đã có tối thiểu những bản ghi cần thiết).
Còn người lao động (người lao động trong phòng cung cấp vật tư- kỹ thuật, người lao động ở các bộ phận sản xuất…) nhập chứng từ, điền chứng từ bằng tên gọi vật tư, hàng hóa, đối tác… và ghi chứng từ đã kết chuyển vào cơ sở thông tin. Khi đó bút toán kế toán và bản ghi kế toán khác sẽ được lập tự động – theo quy tắc đã được hướng dẫn bởi kế toán viên.
Đối với người sử dụng phần mềm kế toán "1C:KẾ TOÁN 8" không phải là kế toán viên thì trong tùy chỉnh cá nhân nên ngắt bỏ hiển thị tài khoản trong các biểu mẫu chứng từ. Đối với những người sử dụng này thì tài khoản kế toán doanh nghiệp và kế toán thuế được sử dụng khi tự động lập bút toán chứng từ - thông tin thừa chỉ làm xao lãng công việc.
Màn hình kế toán
Trong công tác kế toán thường ngày có thể được hỗ trợ bằng chức năng mới "Màn hình kế toán", chức năng này được hiển thị trên một trong những thẻ của bảng chức năng.
"Màn hình kế toán" cho phép nhận nhanh và thuận tiện đối với doanh nghiệp đã chọn những thông tin sau:
- số dư trong tài khoản ngân hàng và trong quỹ tiền mặt;
- công nợ phải thu và công nợ phải trả (được chi tiết hóa theo năm đối tác có công nợ lớn nhất);
- thông báo về thời hạn nộp báo cáo pháp quy và nộp thuế.
Các báo cáo kế toán chuẩn
Các báo cáo kế toán chuẩn là các công cụ thuận tiện để làm việc với các số liệu kế toán doanh nghiệp.
Cấu hình có các báo cáo kế toán chuẩn sau:
- bảng cân đối tài khoản;
- bảng cân đối dạng bàn cờ;
- bảng cân đối theo tài khoản;
- phân tích tài khoản;
- thẻ tài khoản;
- phân tích khoản mục;
- phát sinh giữa các khoản mục;
- thẻ khoản mục;
- các bút toán tổng hợp;
- báo cáo theo các bút toán;
- sổ chính;
- biểu đồ.
Trước tiên, các báo cáo kế toán chuẩn cần dùng cho các kế toán viên của doanh nghiệp. Các báo cáo đưa ra thông tin có trong sổ bút toán dưới dạng thuận lợi cho phân tích và làm việc. Khi lập báo cáo, có chọn ra các số liệu chỉ từ các bút toán cần thiết mà được trình bày dưới dạng nhóm hoặc tổng quát.
Báo cáo chuẩn được lập ra cho một kỳ nhất định. Mỗi báo cáo có thể được xem trên màn hình máy tính và được in ra giấy.
Mỗi báo cáo có thể được tùy chỉnh: người sử dụng có thể chỉ ra sự cần thiết khi đưa ra các tiểu khoản, số lượng (theo các tài khoản mà có đưa ra dấu hiệu tiến hành kế toán số lượng), tổng số tiền (theo các tài khoản mà có đưa ra dấu hiệu kế toán tiền tệ cho chúng) hoặc ngược lại không đưa ra những chi tiết thừa. Có thể chỉ ra các tiêu chí lựa chọn thông tin để lập báo cáo, ví dụ, chỉ ra những tài khoản nhất định mà theo đó cần phải lập báo cáo hoặc ngược lại chỉ ra các tài khoản mà bị loại ra khỏi báo cáo.
Bảng cân đối tài khoản
Bảng cân đối tài khoản là báo cáo chung mà được sử dụng nhiều nhất trong thực tiễn kế toán. Bảng cân đối tài khoản là bảng mà mỗi dòng của nó có đưa ra các số liệu về số dư đầu kỳ, cuối kỳ và về số phát sinh trong kỳ báo cáo. Các tài khoản được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
Bảng cân đối dạng bàn cờ
Bảng cân đối dạng bàn cờ là báo cáo chung mà có chứa khái niệm phát sinh giữa các tài khoản theo bảng trong kỳ được chọn. Các dòng trong bảng tương ứng với các tài khoản Nợ, còn các cột tương ứng với các tài khoản Có.
Kích cỡ của bảng cân đối dạng bàn cờ nhiều khi lớn đến nỗi không có màn hình máy tính nào chứa được nó. Khi đó, buộc phải xem trên màn hình máy tính chỉ từng đoạn riêng của nó khi dịch chuyển chúng nhờ các thanh cuốn của biểu mẫu báo cáo.
Bảng cân đối theo tài khoản
Bảng cân đối theo một tài khoản là các báo cáo riêng. Có thể coi các báo cáo này là sự lựa chọn thông tin tiện lợi mà có liên quan đến một tài khoản, từ các báo cáo chung: bảng cân đối tài khoản và bảng cân đối dạng bàn cờ.
Phân tích tài khoản
Báo cáo "Phân tích tài khoản" khác với "Bảng cân đối theo tài khoản" ở cách thức trình bày thông tin.
Thẻ tài khoản
Thẻ tài khoản là báo cáo chuẩn có chi tiết hóa đến từng bút toán. Báo cáo dành cho tài khoản được chọn từ trước và là bảng mà trong mỗi dòng của nó có hiển thị thông tin về một bút toán trong đó có sử dụng tài khoản được chọn. Cuối dòng có chỉ ra số dư trong tài khoản sau khi nhập bút toán vào cơ sở dữ liệu.
Phân tích khoản mục
Phân tích khoản mục khái quát thông tin liên quan đến khoản mục được chọn. Báo cáo chỉ ra số dư đầu kỳ và cuối kỳ cũng như những phát sinh trong kỳ theo các tài khoản mà có dạng khoản mục hoặc giá trị khoản mục được chọn.
Phát sinh giữa các khoản mục
Báo cáo phát sinh giữa các khoản mục đưa ra danh sách tất cả những phát sinh giữa hai khoản mục được chọn có chi tiết hóa như đã nêu trên.
Thẻ khoản mục
Thẻ khoản mục cho phép chọn các bút toán được điều chỉnh theo ngày mà trong đó có sử dụng dạng khoản mục được chọn hoặc giá trị khoản mục. Cuối mỗi bản ghi đều có hiển thị số dư cuối kỳ theo khoản mục mà có được là do kết quả của bản ghi bút toán này.
Bút toán tổng hợp
Báo cáo các bút toán tổng hợp hiển thị danh sách các bút toán tổng hợp trong kỳ được chọn. Việc tùy chỉnh báo cáo cho phép chi tiết hóa đến từng khoản mục, điều chỉnh danh sách theo các tài khoản bên Nợ hoặc bên Có.
Báo cáo theo các bút toán
Báo cáo theo các bút toán hiển thị thông tin từ các bút toán được chọn theo các tiêu chí đưa ra. Ví dụ, để chọn có thể vừa chỉ ra tài khoản bên Nợ hoặc bên Có, vừa chỉ ra cả hai tài khoản. Có thể coi báo cáo này là một phương tiện đa năng và được tùy chỉnh để xem sổ bút toán một cách có chọn lọc.
Sổ chính
Trong sổ chính có chỉ ra cho từng tài khoản số dư đầu kỳ và cuối kỳ, những phát sinh của nó với các tài khoản khác.
Biểu đồ
Biểu đồ dùng để hiển thị các số liệu của kế toán doanh nghiệp dưới dạng trực quan.
Cơ chế diễn giải
Trong công tác kế toán thường ngày, thích hợp nhất là sử dụng cơ chế diễn giải. Có thể khởi động cơ chế diễn giải bằng cách nhấp đúp chuột vào chỗ nào đó trong báo cáo chuẩn. Dấu hiệu sử dụng được cơ chế diễn giải là hình dạng con trỏ: con trỏ sẽ có hình -
Trong quá trình tiến hành tổng kết kỳ báo cáo, kế toán viên có thể lập bảng cân đối tài khoản. Trong báo cáo này, xuất xứ các số phát sinh của một tài khoản nào đó có thể làm cho anh ta quan tâm. Để có được thông tin chi tiết hơn, anh ta có thể lập thẻ tài khoản tương ứng, nhấp chuột hai lần vào dòng cần thiết của bảng cân đối tài khoản. Kết quả là trên màn hình máy tính sẽ xuất hiện thẻ tài khoản ở bên trên bảng cân đối tài khoản. Nếu bây giờ kế toán viên quan tâm đến xuất xứ của một bút toán cụ thể thì ngay bên trên các báo cáo được đưa ra, anh ta có thể mở ra biểu mẫu màn hình của chứng từ đã tạo ra bút toán.
Để thay đổi số liệu của kế toán doanh nghiệp, cần phải sửa lại các chứng từ gốc và các giao dịch mà tạo ra các bút toán. Sau đó, kế toán viên có thể lập lại các báo cáo chuẩn.
Báo cáo chống khủng hoảng dành cho lãnh đạo
Bắt đầu từ phiên bản 2.0 trong phần mềm có bộ báo cáo chống khủng hoảng dành cho lãnh đạo.
Trong tình hình tài chính biến động, nhà lãnh đạo của bất kỳ công ty nào đều muốn có báo cáo quản lý hiện thời. Thật là tuyệt vời, nếu như vào thời điểm này kế toán là người trợ giúp đắc lực cho nhà lãnh đạo và có thể trả lời phần lớn các câu hỏi cấp thiết:
- Cần trả lương cho ai và là bao nhiêu?
- Khi nào có thể thu được tiền?
- Làm thế nào để thanh toán nợ trước thời hạn?
- Công ty nào nào nợ nhiều nhất?
- Công ty có bao nhiêu tiền mặt dự trữ?
- Công ty có thể tiến hành thanh toán với các đối tác và nộp thuế đúng thời hạn hay không?
- Bán hàng như thế nào?
- Các loại hàng hóa và cách thức nào đem lại lợi nhuận cao nhất trong điều kiện hiện tại?
Để trả lời cho những câu hỏi trên sử dụng bộ báo cáo đặc biệt – chức năng mới "Trung tâm quản lý chống khủng hoảng" trong phần mềm kế toán "1С:KẾ TOÁN 8".
 Trang sau
 Trang trước |
Website Công ty cổ phần Hệ thống 1-V.
